Motiviertes und leistungsfähiges Personal bildet den Schlüssel zum Erfolg. Geschäfts- oder rufschädigende Äußerungen, unentschuldigtes Fernbleiben oder die Annahme von Schmiergeldern: nicht jeder Mitarbeiter, der den Bewerbungsprozess erfolgreich durchlaufen hat und eingestellt wurde, erweist sich als optimale Entscheidung. Im Idealfall führt eine offene Kommunikation in einem 1:1-Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und dem betreffenden Mitarbeiter dazu, dass das Personal motivierter und produktiver agiert. In einigen schwerwiegenden Fällen ist es allerdings unabdingbar, eine Kündigung auszusprechen. Eine Entlassung ist unabwendbar. Aber wie kündigt man als Arbeitgeber richtig und wann hat die Kündigungserklärung Wirksamkeit? Wann ist eine Kündigung unwirksam, was ist eine fristlose Kündigung und was ist der Unterschied zwischen Formfehlern und inhaltlichen Fehlern?
Die Kündigung des Arbeitsvertrags: Grundlagen
Bei einer Kündigung handelt es sich um eine einseitige und rechtlich gestaltete Erklärung in Schriftform. Durch die Kündigung kann eine Vertragspartei das bestehende Vertragsverhältnis beenden. Die andere Vertragspartei muss sich mit der Kündigung nicht einverstanden zeigen. Dies ist bei einer Vertragsaufhebung oder einer Vertragsänderung dagegen nicht der Fall. Kündigen Sie einen Mitarbeiter, müssen Sie die Kündigung somit lediglich erklären. Differenziert wird zwischen der ordentlichen und der außerordentlichen Kündigung. Die ordentliche Kündigung setzt voraus, dass Sie sowohl die gesetzliche als auch die vertragliche Kündigungsfrist einhalten. Darüber hinaus kann die Kündigungsfrist auch durch den Tarifvertrag bestimmt werden.
Bei einer ordentlichen Kündigung muss kein elementarer Grund vorliegen. Als Arbeitgeber können Sie die Kündigung somit ohne wichtigen Grund vornehmen– beispielsweise, weil Sie den Vertrag schlicht und einfach beenden möchten. Kündigungsfreiheit genießen Sie allerdings nur dann, wenn der Arbeitnehmer keinen Kündigungsschutz aufweist. Ein Tipp: Haben Sie einen Arbeitsvertrag mit einer außerordentlich langen Kündigungsfrist von mehr als drei Jahren aufgesetzt, kann sich die vertraglich festgelegte Frist als unwirksam erweisen. Weiterhin ist zu beachten, dass gemäß § 15 Abs.3 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) keine Kündigungsfreiheit bei befristeten Arbeitsverträgen besteht. Die Ausnahme bilden Arbeitsverhältnisse, deren Tarifverträge oder Arbeitsverträge die Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung einschließen.
Bei einer außerordentlichen Kündigung muss die Kündigungsfrist durch den Kündigenden nicht eingehalten werden. Allerdings muss gemäß § 626 Abs.1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ein wichtiger Grund vorliegen. Dabei muss es sich um einen Grund handeln, der es unzumutbar macht, die vertraglich festgelegte Kündigungsfrist einzuhalten. Doch aufgepasst: Um eine fristlose Kündigung handelt es sich hier nicht automatisch. Dies ist nur der Fall, wenn die außerordentliche Kündigung mit keiner Auslauffrist einhergeht. Der Mitarbeiter, den Sie kündigen, verlässt das Unternehmen nach einer fristlosen Kündigung also umgehend und nicht bis zum Monatsende oder einer anderen Frist. Ein Mitarbeiter, der eine außerordentliche Kündigung mit Auslauffrist erhält, hält die Frist ein und scheidet dann aus dem Unternehmen aus.
Wie muss eine gültige Kündigung aussehen?
Damit die Kündigung als wirksam gilt, müssen Sie als Arbeitgeber einige zentrale Punkte beachten. Zum einen muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Sie können diese entweder händisch übergeben oder per Post zusenden. Ein Versand per E-Mail oder Fax ist nicht zulässig. Zum anderen müssen Sie eine bestimmte Form der Kündigung einhalten. So sollte das Kündigungsschreiben folgende Aspekte enthalten:
- Angaben zum Arbeitgeber,
- Angaben zum Arbeitnehmer,
- den Ort,
- das Datum,
- den Betreff (eindeutig formuliert),
- die Kündigungsfrist, (nicht gesetzlich vorgeschrieben)
- den Kündigungstermin,
- die Unterschrift des Kündigenden.
Eine ordentliche Kündigung muss keine Gründe enthalten – außer es liegen tarif- oder arbeitsvertragliche Regelungen vor oder es handelt sich um Auszubildende oder Mitarbeiterinnen im Mutterschutz. Als Arbeitgeber sollten Sie jedoch das Gespräch suchen und die Gründe in einem 1:1-Gespräch transparent kommunizieren. Dies können Sie entweder vor der
Erstellung des Kündigungsschreibens oder bei der Überreichung des Dokuments realisieren. Auf diese Weise gelingt Ihnen ein sauberer Cut. Unter Umständen müssen Sie nachweisen, dass Sie die Kündigung an den Arbeitnehmer übergeben haben. Deswegen ist es ratsam, die Kündigung durch die Unterschrift des Arbeitnehmers bestätigen zu lassen. Alternativ können Sie die Kündigung in Anwesenheit einer dritten Person übergeben, die als Zeuge fungiert. Haben Sie dies versäumt, ist die Kündigung nicht wirksam. Sie müssen das Gehalt bei einer Pflegeleihfirma fortzahlen.
Wann ist eine Kündigung unwirksam?
Berücksichtigen Sie nicht alle Vorschriften des Kündigungsschutzes, kann sich eine Kündigung als unwirksam erweisen. Die mögliche Konsequenz: Erhebt der gekündigte Mitarbeiter eine Kündigungsschutzklage und hat Erfolg, müssen Sie das Gehalt weiterhin zahlen. Kosten entstehen, die mit dem notwendigen Fachwissen vermieden werden können. Deswegen gilt: Prüfen Sie vor dem Ausspruch einer Kündigung unbedingt, ob ein Kündigungsschutz vorliegt. Möchten Sie das Arbeitsverhältnis in Absprache mit dem betreffenden Mitarbeiter fortsetzen, können Sie Ihre Kündigung zurückziehen. Dann handelt es sich um eine Rücknahmeerklärung. Rechtlich stellt die Rücknahme der Kündigung ein Angebot dar, das gekündigte Arbeitsverhältnis doch und zu den vorher festgelegten Vertragsbedingungen fortzusetzen.
Das Risiko: Der gekündigte Mitarbeiter kann das Angebot annehmen – muss dies jedoch nicht tun. Haben Sie die Kündigung rückblickend in einem emotionalen Moment ausgesprochen und bereuen diese Entscheidung nun, verlieren Sie somit unter Umständen einen leistungsstarken Mitarbeiter oder einen Mitarbeiter, der großes Potenzial birgt und sich unter Ihrer Obhut entwickeln kann. Zählen Sie Fachkräfte aus dem Ausland zu Ihrer Belegschaft, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind, kann es ratsam sein, ihnen die Kündigung zusätzlich in einer übersetzten Form auszuhändigen. Eine verpflichtende Übersetzung gibt es jedoch nicht. Unabhängig von der Sprachkenntnis wird das in Deutsch verfasste Kündigungsschreiben wirksam übermittelt.
Welche Fehler sollten Arbeitgeber bei einer Kündigung vermeiden?
Ein Fehlverhalten am Arbeitsplatz kann dazu führen, dass Sie einen Mitarbeiter Ihres Unternehmens kündigen. In den meisten Fällen muss der Kündigung allerdings eine Abmahnung vorausgehen. Diese stellt sicher, dass der Arbeitnehmer die Chance zur Besserung erhält. Gleichzeitig gilt die Abmahnung als Warnung und signalisiert, dass der nächste Verstoß zu einer Kündigung führen kann. Eine verhaltensbedingte Kündigung ohne vorausgegangene Abmahnung kann unwirksam sein. Nach der ersten Abmahnung sollten Sie den Mitarbeiter außerdem nicht sofort kündigen. Dies ist meistens nur möglich, wenn es nach der Abmahnung erneut zu einem Verstoß kommt. Dabei kann es sich von Fall zu Fall unterscheiden, wie viel Abmahnungen einer Kündigung durch den Arbeitgeber vorausgehen.
Eine verhaltensbedingte Kündigung können Sie im Ausnahmefall ohne vorherige Abmahnung aussprechen, wenn festzustellen ist, dass eine Abmahnung keinen positiven Effekt verzeichnen würde. Gleiches gilt für sehr grobe Pflichtverstöße, wenn dadurch das Vertrauensverhältnis unwiderruflich beschädigt wurde. Kündigen Sie den Mitarbeiter aus wirtschaftlichen Gründen, müssen Sie zuvor keine Abmahnung an diesen übergeben haben. Auch bei der Kündigung wegen Krankheit entfällt diese Pflicht. Der Grund: Die Abmahnung fungiert als Warnung. Sie erfüllt nur
dann ihren Zweck, wenn der Arbeitnehmer sein einmaliges Fehlverhalten selbst korrigieren kann. Im Fall einer Krankheit hat der Angestellte jedoch keinen Einfluss auf den Krankheitsverlauf. Auch wirtschaftliche Engpässe kann dieser nicht beeinflussen.
Sie planen, in den kommenden 30 Tagen mehrere Arbeitnehmer aus Ihrem Unternehmen zu entlassen? Dann vergessen Sie nicht, die Anzahl der Kündigungen der Agentur für Arbeit zu übermitteln. Hier muss nämlich eine Massenentlassungsanzeige erfolgen. Viele Arbeitgeber versäumen die Anzeige. Die Kündigungen sind dann rechtswidrig. Doch wann ist eine Massenentlassungsanzeige erforderlich?
- Der Betrieb besteht aus 21 bis 59 Mitarbeitern. Ab 5 Kündigungen innerhalb von 30 Tagen muss eine Massenentlassungsanzeige bei der Agentur für Arbeit erfolgen.
- Der Betrieb besteht aus 60 bis 499 Mitarbeitern: Ab 25 Kündigungen oder einer Kündigung von mindestens 10 Prozent der Belegschaft muss eine Massenentlassungsanzeige bei der Agentur für Arbeit erfolgen.
- Der Betrieb besteht aus mindestens 500 Mitarbeitern. Sprechen Sie innerhalb von 30 Tagen mindestens 30 Kündigungen aus, müssen Sie dies der Agentur für Arbeit melden.
Zudem ist zu bedenken: Besteht ein Betriebsrat, muss die Massenentlassung frühzeitig dem Betriebsrat gemeldet werden. So müssen Sie Informationen über die Anzahl der Kündigungen, die Gründe für die Kündigungen, die Kündigungskriterien und die Höhe der Abfindungen an diesen weiterleiten. Die Beteiligungsformen sollten Sie in diesem Kontext keinesfalls vermischen. Achten Sie ferner darauf, dass Sie einige Arbeitnehmer nicht kündigen können. Dies trifft auf Arbeitnehmer im Mutterschutz oder in der Elternzeit zu. Ausnahmen bestätigen jedoch die Regel. Liegen schwere Verstöße gegen den Vertrag vor, können Sie auch diese Mitarbeiter kündigen. Um einen schweren Verstoß handelt es sich zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer Sie bedroht. Die Kündigung muss wiederum von der Arbeitsschutzbehörde des Landes überprüft und für zulässig erklärt werden. Enthalten sein muss der Kündigungsgrund.
Im Normalfall dürfen Sie auch Arbeitnehmer, die kranke Angehörige pflegen, nicht kündigen. Eine mögliche Ausnahme: Sie schließen Ihren Betrieb. Achten Sie des Weiteren darauf, dass die Kündigung nicht an einem Feiertag, während eines Todesfalls, einer schweren Erkrankung oder am Tag einer Fehlgeburt ausgesprochen wird. Andernfalls kann diese nicht zulässig sein. Erhält der Arbeitnehmer Ihre Kündigung zum Beispiel an einem Tag, den er nach einem schweren Arbeitsunfall im Krankenhaus verbringt, stehen die Chancen vor Gericht für den Betroffenen gut.
Als Arbeitgeber sollten Sie überdies selbst im Falle einer Kündigung einen fairen und respektvollen Umgang wahren. Emotionale Phrasen sollte Ihre Kündigung deswegen nicht enthalten. Dies kann negativ auf Sie zurückfallen und Ihrem Ruf schaden.
Diese Fehler kommen bei Kündigungen häufig vor
Die Wirksamkeit einer Kündigung kann durch formale und inhaltliche Fehler gefährdet werden. Die Unterschrift unter dem Kündigungsschreiben setzen Sie als Geschäftsführer, Vorstand oder als vertretungsberechtigter Dritter selbst. Das empfangsbedürftige Dokument überreichen Sie anschließend an den Arbeitnehmer oder übersenden dies per Post. Im letztgenannten Fall richtet sich die Gültigkeit nach dem Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter die Kündigung im Briefkasten vorfindet. Viele gerichtliche Auseinandersetzungen basieren auf einer inkorrekten Kündigungsfrist und weiteren formalen Fehlern. Durch die richtigen Kenntnisse vermeiden Sie eine unwirksame Kündigung seitens des Arbeitgebers.
Die Kündigung erfolgte nicht in Schriftform
Sie haben Ihrem Mitarbeiter mündlich oder über WhatsApp gekündigt? Gemäß § 623 BGB darf die Kündigung ausschließlich schriftlich erfolgen. Nichtig ist diese, wenn die Schriftform inkorrekt ausfällt. Dies gilt sowohl für die ordentliche als auch die außerordentliche Kündigung wie die fristlose Kündigung. Unterzeichnen Sie die Urkunde eigenhändig oder mit einem Handzeichen. Um ein Handzeichen handelt es sich, wenn keine einzelnen Buchstaben zu erkennen sind. Dieses muss vom Notar beglaubigt werden. Versäumen Sie dies, handelt es sich um eine unwirksame Kündigung. Auch per Fax darf die Kündigung seitens des Arbeitgebers nicht übersandt werden. Denn diese muss dem Mitarbeiter im Original übergeben werden. Andernfalls handelt es sich laut Gesetz auch in diesem Kontext um eine unwirksame Kündigung. Können Sie im Kündigungsschutzverfahren vor dem Arbeitsgericht kein Schriftdokument nachweisen, drohen finanzielle Folgen wie eine Schadensersatzzahlung.
Keine Anhörung des Betriebsrats
Der Betriebsrat muss vor jeder Kündigung über diese informiert werden. Denn der Betriebsrat muss die Chance erhalten, sich zu dem Vorfall äußern zu können. Die Anhörung durch den Betriebsrat muss Ihre Entscheidung jedoch nicht beeinflussen. Widerspricht der Betriebsrat der Kündigung, dürfen Sie den Mitarbeiter trotzdem entlassen. Viele Arbeitgeber begehen hier den Fehler, dass sie dem Betriebsrat nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen. Übermitteln müssen Sie unbedingt die persönlichen Daten des Arbeitnehmers (inklusive Hinweise auf eine Schwangerschaft oder weitere familiäre Hintergründe), die Arbeitsplatzbeschreibung, die Dauer der Anstellung und die Art der Kündigung mit den gültigen Fristen. Versäumen Sie obendrein die Nennung von Gründen nicht. Sonst ist die Kündigung, die den Arbeitsvertrag beenden soll, unwirksam.
Die Kündigungsfrist wurde nicht eingehalten
Bis zum Ablauf der jeweiligen Kündigungsfrist besteht das Arbeitsverhältnis auch nach Übergabe der Kündigung weiter. Als Arbeitgeber müssen Sie also Löhne und Gehälter zahlen, bis die Kündigungsfrist erlischt. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, handeln Sie rechtswidrig.
Die Kündigung ist nicht wirksam zugegangen
Überreichen Sie die Kündigung immer persönlich und in Anwesenheit eines Zeugen oder versenden Sie diese per Post (verkörperte Erklärung unter Anwesenden) und lassen Sie sich den Erhalt schriftlich bestätigen. So können Sie nachweisen, dass die Kündigung korrekt zugestellt wurde. Arbeitgeber, die sich nicht an diese Vorgabe halten, riskieren eine unwirksame Kündigung. Trifft die Kündigung am Samstagabend um 22:00 Uhr im Hausbriefkasten Ihres gekündigten Mitarbeiters ein, geht diese rechtlich am folgenden Montag zu. Das Datum, “unter dem die Kündigung ausgesprochen wurde” und das auf dem Kündigungsschreiben vermerkt ist, spielt rechtlich keine Rolle.
Die Kündigung durch falsche Personen
Eine Kündigung dürfen nur Geschäftsführer, Vorstände oder berechtigte Dritte wie Personalleiter aussprechen. Bei dritten Personen wie Personalern (nicht dem Personalleiter) muss eine Vertretungsurkunde beigefügt werden. Die Vertretungsmacht muss stets dokumentiert werden. Die Vollmachtsurkunde muss im Original vorliegen. Alternativ muss der Gekündigte bereits Kenntnis von der Kündigungsvollmacht des Unterzeichners haben. Unter bestimmten Voraussetzungen können weitere Personen die Kündigung unterschreiben und übergeben. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen anderen Rechtsträger handeln, wenn das Arbeitsverhältnis durch einen Betriebsübergang übergeht. Sie sind sich unsicher? Um eine unwirksame Kündigung zu vermeiden, Prozesse vor dem Arbeitsgericht mit der Forderung auf Schadensersatz zu verhindern und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, wenden Sie sich im Idealfall an einen Rechtsanwalt.
Die Kündigung wurde nicht begründet
Auf Verlangen müssen Sie den Kündigungsgrund unverzüglich mitteilen, wenn es sich um eine außerordentliche Kündigung handelt. Kündigen Sie eine Mitarbeiterin im Mutterschutz, müssen Sie der Arbeitnehmerin den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben nennen und obendrein die Zustimmung der obersten Landesarbeitsschutzbehörde einholen.
FAQ
Ist eine Kündigung mit Rechtschreibfehler gültig?
Eine Kündigung mit Rechtschreibfehlern wirkt zwar unprofessionell, ist jedoch wirksam.
Was bedeutet Kündigung in schriftlicher Form?
Die Kündigung darf nicht mündlich oder über Messenger-Dienste erfolgen.
Wann gilt eine Kündigung als angenommen?
Eine Kündigung gilt als wirksam, wenn sie dem Gekündigten zugeht. Bei dem Versand mit Einschreiben mit Rückschein ist dies der Zeitpunkt, an dem der Gekündigte den Rückschein unterzeichnet und zurücksendet.
Das Fazit – Fehler bei Kündigungen vermeiden
Möchten Sie das Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und einem Ihrer Mitarbeiter beenden, erstellen und übergeben Sie eine Kündigung. Dabei kann es sich um eine ordentliche oder eine außerordentliche Kündigung handeln. Von Bedeutung ist, dass das Kündigungsschreiben weder Formfehler noch inhaltliche Fehler enthält. Formfehler betreffen alle Fehler, die nicht inhaltlicher Natur sind. Ist die Kündigung unwirksam, kann der Mitarbeiter eine Kündigungsschutzklage einreichen und Schadensersatz fordern. In der Regel versäumen es Arbeitgeber, eine Kündigung wie die fristlose Kündigung schriftlich auszustellen oder die Kündigungsfrist korrekt zu berechnen. Ferner kommt es häufig vor, dass die Kündigung nicht wirksam zugeht, durch unberechtigte Personen übergeben wird. Die Rechtmäßigkeit können Sie durch einen Rechtsanwalt prüfen lassen.
