Elektronische Zeiterfassung

Bereits im Jahr 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber innerhalb der Europäischen Union dazu verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Ursprung dieses Urteils, welches am 14. Mai 2019 vom EuGH gefällt wurde, war ein Vorlagefall aus Spanien. Die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) stand mit der spanischen Deutschen Bank SAE in Konflikt bezüglich der täglichen Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So vertrat der Nationale Gerichtshof Audienca Nacional nicht dieselbe Auffassung wie das Oberste Gericht Tribunal Supremo. Demnach sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber lediglich zur Erfassung von Überstunden verpflichtet sein, nicht jedoch zur allgemeinen Arbeitszeiterfassung.

Da der spanische Nationale Gerichtshof jedoch der Meinung war, dass Unternehmen und Betriebe zu einer allgemeinen Arbeitszeiterfassung verpflichtet werden sollten, wurde der Streitfall dem Europäischen Gerichtshof vorgelegt. Nach einer eingehenden Überprüfung der Arbeitszeitrichtlinie kam der EuGH schließlich am 14. Mai 2019 zu dem Urteil, dass nicht nur Überstunden, sondern auch die reguläre Arbeitszeit von Mitarbeitern zu dokumentieren sind. Doch wann wurde die Personalzeiterfassung in Deutschland zur Pflicht? Welche verschiedenen Zeiterfassungssysteme können Unternehmen nutzen? Und was droht bei Verstößen gegen das Arbeitszeiterfassungsgesetz? All das erfahren Sie in diesem Artikel.

BAG-Urteil 2022

Aufbauend auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofes hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt am 13. September 2022 ein weiteres Urteil gefällt, welches Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber gemäß § 3 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Am 3. Dezember 2022 erfolgte schließlich die Veröffentlichung der Entscheidungsgründe zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern ist es gestattet, die Zeiterfassung der Arbeitszeiten an die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu delegieren. Dennoch tragen die Leiter der Betriebe und Unternehmen die Verantwortung, dass die korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet wird.

Diese neuen Regelungen im Arbeitsrecht betreffen nicht nur klassische Arbeitszeitmodelle, sondern auch Vertrauensarbeitszeit, Remote Work oder Home Office. Allerdings muss die Erfassung der Arbeitszeiten nicht zwingend digital erfolgen. Falls sich Unternehmen jedoch für eine elektronische Zeiterfassung entscheiden, muss das System den datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Ziel des neuen Arbeitsschutzgesetzes ist, die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sicherzustellen. Dies hat den Hintergrund, dass viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unbezahlte Überstunden leisten, die letztlich nicht nachgewiesen werden können.

Ab wann ist die Pflicht gültig?

Vom Gesetzentwurf bis zur endgültigen Zeiterfassungs-Pflicht – das jahrelange Hin-und-Her hatte mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 3. Dezember 2022 ein Ende. So ist auch keine Übergangsfrist mehr vorgesehen, sodass die Pflicht zur Einrichtung eines Zeiterfassungssystems sowie die tatsächliche Dokumentation der täglichen Arbeitsstunden ab sofort bestehen. Dies gilt im Übrigen für alle Branchen und Unternehmensgrößen.

Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht?

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts betrifft alle innerhalb eines Betriebes beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Somit sind von der Zeiterfassung unter anderem leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG ausgenommen.

Folgende in § 18 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) genannten Personengruppen sind von der Verpflichtung zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten ausgenommen:

• Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG
• Leiter öffentlicher Dienststellen sowie deren Vertreter
• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die eine Befugnis zur selbstständigen Entscheidungsfindung in Personalangelegenheiten (Personalabteilung) innehaben
• Chefärzte
• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mit ihnen anvertrauten Personen in häuslicher Gemeinschaft zusammenleben und diese in Eigenverantwortung pflegen, betreuen oder erziehen
• Liturgischer Bereich von Kirchen und sonstigen Religionsgemeinschaften

Vorschriften zur Erfassung

Gemäß § 3 Abs. 3 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber nicht nur entsprechende Zeiterfassungssysteme einrichten, sondern auch sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß angewendet werden. So müssen im Rahmen der Zeiterfassung folgende Arbeitszeiten von Arbeitnehmern erfasst werden:

• Beginn und Ende der Arbeitszeiten
• Pausenzeiten
• Überstunden

Darüber hinaus muss das System zur Zeiterfassung nach dem Europäischen Gerichtshof sowohl objektiv als auch verlässlich und zugänglich sein. Unter Berücksichtigung dieser Aspekte haben Unternehmen und Betriebe die freie Wahl, ob die Arbeitszeiten elektronisch, per Zeiterfassungs-App oder mittels Stundenzetteln dokumentiert werden. Wie bereits erwähnt haben Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Möglichkeit, die Zeiterfassung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu delegieren, um den Aufwand der Arbeitszeit-Dokumentation zu verringern. Auch flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit sind mit der Zeiterfassung noch möglich – sofern die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden.

Die verschiedenen Methoden der Arbeitszeiterfassung

Bereits seit langer Zeit befindet sich die Arbeitszeiterfassung im Wandel. Neben der Aufzeichnung von Arbeitszeiten in Papierform gibt es mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, die Zeiterfassung innerhalb eines Unternehmens zu gestalten.

1. Stundenzettel: Klassischerweise können die Arbeits- und Pausenzeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mittels Stundenzetteln dokumentiert werden. Hierbei handelt es sich um die wohl älteste Methode der Arbeitszeiterfassung.

Die vorgefertigten Stundenzettel werden von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern selbstständig ausgefüllt und in regelmäßigen Abständen an die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber übergeben.

2. Hardware-Zeiterfassungssysteme: Eine etwas modernere Form der Zeiterfassung sind Hardware-Lösungen. Diese Zeiterfassungssysteme bestehen meist aus einer Chipkarte, einem Terminal und einer verbundenen Software, auf der die Daten gespeichert werden. Hier handelt es sich um das moderne Pendant der Stechuhr.
3. Webbasierte Lösungen und Zeiterfassungs-Apps: Webbasierte oder mobile Lösungen eignen sich insbesondere für Unternehmen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilweise im Home Office tätig sind. Die Zeiterfassung kann so selbstständig vom Personal über den Internetbrowser oder das Smartphone vorgenommen und anschließend von der Personalabteilung eingesehen und überprüft werden.

Fokus auf die elektronische Zeiterfassung

Obwohl keine bestimmte Methode der Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgegeben ist, bietet die elektronische Zeiterfassung durchaus viele Vorteile gegenüber der analogen Erfassung der Arbeitszeit.

Vorteile

Einer der größten Vorteile der digitalen Zeiterfassung ist die Abrechnung. So werden alle abrechnungsrelevanten Daten gesammelt und gespeichert und müssen für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen lediglich aufgerufen und exportiert werden. Dadurch wird die Personalabteilung maßgeblich unterstützt und der Arbeitsaufwand deutlich gesenkt. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Zeiterfassung ist die automatisch generierte Übersicht der Stundensätze sowie Überstunden. So wird direkt deutlich, welche Überstunden bestehen und eine manuelle Berechnung bleibt erspart. Dann können diese entsprechend abgebaut werden.

Ferner können durch die Nutzung eines digitalen Zeiterfassungssystems die Personalkosten gesenkt werden. Auch wenn die Arbeitszeiterfassung nicht zum Ziel hat, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren, kann eine gewisse Kontrolle in einigen Fällen durchaus vorteilhaft sein. So können Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit häufig auch zu Misstrauen führen. In diesem Fall schafft die elektronische Zeiterfassung mehr Transparenz und Gerechtigkeit. Zusätzlich kann die selbstständige Zeiterfassung auch für ein besseres Zeitmanagement im Home Office sorgen. Ebenfalls vorteilhaft sind die Auswirkungen der Zeiterfassung auf die Mitarbeiterzufriedenheit. So wird nun deutlich, wie viele Überstunden jede einzelne Mitarbeiterin und jeder einzelne Mitarbeiter bereits angesammelt hat, sodass diese ordnungsgemäß abgebaut oder ausbezahlt werden können.

Nachteile

Trotz der zahlreichen Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung kann diese auch Nachteile haben. Zum einen haben insbesondere ältere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ohne Wiedereingliederung arbeiten nach der Krankheit, potenzielle Probleme mit der Umstellung. Zwar ist die elektronische Zeiterfassung kein Hexenwerk, jedoch kann es vorkommen, dass nicht alle Angestellten mit einer derartigen Dokumentation zurechtkommen. Zum anderen kann eine elektronische Zeiterfassung der Arbeitszeiten das Vertrauen zwischen Führungskräften und Personal schädigen, weil sich diese kontrolliert fühlen. Da die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden jedoch nunmehr ohnehin verpflichtend ist, sollten derartige Probleme, die dem Betriebsklima schaden, unbedingt durch eine offene und transparente Kommunikation vermieden werden.

Was droht bei Verstößen?

Das neue Arbeitszeiterfassungsgesetz stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Obwohl eine dahin gehende Pflicht besteht, ein Zeiterfassungssystem einzurichten und dieses auch ordnungsgemäß zu nutzen, droht bei einer Missachtung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG kein Bußgeld. Dennoch müssen Unternehmen mit einer vollziehbaren Anordnung der Arbeitsschutzbehörde rechnen, wonach sie umgehend ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen haben. Dies ergibt sich aus § 22 Abs. 3 ArbSchG. Bei einem Verstoß kann folglich ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro verhängt werden.

Initiativrecht des Betriebsrats

Grundsätzlich steht dem Betriebsrat eines Unternehmens nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG i. V. m. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein sogenanntes Initiativrecht zu, wonach dieser an der Ausgestaltung der im Betrieb verwendeten Zeiterfassungssysteme beteiligt werden muss. Da es sich bei der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems jedoch um eine arbeitsschutzrechtliche Rahmenvorschrift handelt, hat der Betriebsrat diesbezüglich kein Initiativrecht inne. Demnach liegt es nicht im Ermessen des Betriebsrats, ob überhaupt eine Dokumentation der Arbeitsstunden erfolgen soll oder nicht – dies ist nunmehr gesetzlich vorgeschrieben, sodass kein Weg hieran vorbeiführt. Lediglich bei der Wahl des Zeiterfassungsmediums sind Unternehmen bislang völlig frei.

FAQ: Elektronische Zeiterfassung

Wann wird digitale Zeiterfassung Pflicht?

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts in Erfurt bezüglich der Arbeitszeiterfassung wurde am 13. September 2022 erlassen. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind bereits seitdem gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG dazu verpflichtet, ein entsprechendes System einzuführen, welches die Zeiterfassung ermöglicht.

Ist eine elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Eine rein elektronische Zeiterfassung ist nicht Pflicht. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind nur dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Diese Pflicht kann auf die Mitarbeiter selbst übertragen werden, indem diese ihre Arbeitszeiten selbstständig dokumentieren. Die Verantwortung obliegt dennoch den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern.

Wie funktioniert die elektronische Arbeitszeiterfassung?

Unternehmen können zwischen zahlreichen Arbeitszeiterfassungssystemen wählen. Neben Chipkarten mit dazugehöriger Software können auch internetbasierte Cloud-Lösungen für die elektronische Zeiterfassung verwendet werden. Die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter werden anschließend in der Datenbank hinterlegt und können so nachvollzogen werden.

Was kostet eine elektronische Zeiterfassung?

Wie viel eine elektronische Zeiterfassung kostet, hängt maßgeblich von der verwendeten Software und der Anzahl der Mitarbeiter ab. So gibt es Zeiterfassungssysteme, die monatlich 4,99 Euro pro Mitarbeiter kosten.

Fazit

Ob Stundenzettel oder Zeiterfassungs-App, Fakt ist, die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitszeiten ist Pflicht. So müssen nunmehr nicht nur die reinen Arbeitsstunden, sondern auch die Pausenzeiten und Überstunden ordnungsgemäß dokumentiert werden – und das unabhängig von vertraglichen Vereinbarungen bezüglich des Arbeitszeitmodells. Angesichts des Gestaltungsspielraums können Unternehmen und Betriebe jedoch bei der Methode der Zeiterfassung wählen. So bietet ein digitales Zeiterfassungssystem zahlreiche Vorteile – sowohl für das Personal als auch für die Personalabteilung und die Führungsebene.