Checkliste Einstellung ausländischer Mitarbeiter

Die Einstellung ausländischer Mitarbeiter stellt deutsche Unternehmen vor zahlreiche rechtliche Herausforderungen. Dieser Artikel bietet eine umfassende Checkliste und praktische Tipps, um den Prozess zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Von der Überprüfung der Arbeitserlaubnisse bis hin zur Integration von Fachkräften deckt dieser Leitfaden alle wesentlichen Schritte ab, um ausländisches Personal erfolgreich und rechtskonform in ein Unternehmen einzubinden.

Überprüfung der geltenden Vorschriften

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie alle rechtlichen Anforderungen einhalten, die von der Bundesagentur für Arbeit, der Ausländerbehörde und anderen relevanten Institutionen vorgegeben sind. Zu den geltenden Vorschriften gehören zum Beispiel:

1. Arbeitserlaubnis: Abhängig von der Staatsbürgerschaft des Mitarbeiters kann eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Diese wird von der Bundesagentur für Arbeit ausgestellt, wenn der Mitarbeiter nicht aus einem EU- oder EWR-Land stammt.
2. Aufenthaltstitel: Mitarbeiter aus Nicht-EU-Ländern benötigen in der Regel einen Aufenthaltstitel, der zum Arbeiten berechtigt, wie z. B. die Blaue Karte EU für hochqualifizierte Fachkräfte oder eine ICT-Karte für innerbetriebliche Transfers .
3. Sozialversicherungsrechtliche Vorschriften: Es muss geprüft werden, ob eine Sozialversicherungspflicht besteht und entsprechende Beiträge für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung abgeführt werden müssen.
4. Einreise- und Visa-Verfahren: Für Mitarbeiter, die aus Drittstaaten kommen, können je nach Aufenthaltsdauer und Beschäftigungsart verschiedene Visakategorien erforderlich sein.

Diese Vorschriften sollen sicherstellen, dass die Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter transparent, legal und für beide Seiten vorteilhaft ist.

Besondere Regelungen für bestimmte Personengruppen

In Deutschland gibt es spezielle Regelungen für die Einstellung bestimmter Personengruppen aus dem Ausland, die jeweils unterschiedliche Anforderungen erfüllen müssen. Das betrifft zum Beispiel EU-Bürger, Flüchtlinge oder türkische Staatsangehörige, die alle unterschiedlichen Richtlinien folgen. Die genauen Unterschiede beschreiben wir im Verlauf des Artikels. Diese individuellen Regelungen verlangen von Arbeitgebern, sich intensiv mit den unterschiedlichen Voraussetzungen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Herkunftslands ihrer potenziellen Angestellten vertraut zu machen, um die Einhaltung aller Bestimmungen sicherzustellen.

Regelungen für ausländische Zeitarbeiter

Ausländische Arbeitskräfte, die als Zeitarbeiter in einer Firma arbeiten, unterliegen grundsätzlich den gleichen aufenthaltsrechtlichen und arbeitserlaubnisrechtlichen Bestimmungen wie für reguläre Beschäftigte:

• Für EU-Bürger, die unter die Arbeitnehmerfreizügigkeit fallen, gelten vereinfachte Verfahren ohne Notwendigkeit einer Arbeitserlaubnis. Sie müssen jedoch bei der lokalen Meldebehörde angemeldet werden und unterliegen den deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsbestimmungen.
• Für Drittstaatsangehörige gelten strengere Anforderungen, einschließlich der Notwendigkeit einer Arbeitsgenehmigung und ggf. eines Visums. Zeitarbeitsfirmen benötigen die Zustimmung der Bundesagentur in Form einer Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), die auch für ausländische Unternehmen gilt, die Personal nach Deutschland entsenden möchten.

Zeitarbeitsfirmen, die ausländische Arbeitnehmer beschäftigen möchten, müssen daher oft zusätzliche Anforderungen erfüllen und sind meist strengeren Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit unterzogen. Dies soll sicherstellen, dass die Rechte der Zeitarbeiter geschützt sind und die Beschäftigung unter fairen Bedingungen erfolgt, die weder die Zeitarbeiter noch die Staatsbürger Deutschlands benachteiligt behandeln.

Neue Regelungen für die Einwanderung von Fachkräften

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz in Deutschland hat mehrere neue Regelungen eingeführt, die darauf abzielen, die Anwerbung qualifizierter Fachkräfte aus Drittstaaten zu erleichtern. Hier ist ein Überblick über Neuerungen, die seit März 2024 in Kraft getreten sind:

1. Vereinfachter Zugang für berufserfahrene Fachkräfte: Das Gesetz ermöglicht es Fachkräften mit einschlägiger Berufserfahrung, ohne formales Anerkennungsverfahren in deutschen Unternehmen beschäftigt zu werden. Voraussetzung ist ein staatlich anerkannter Hochschulabschluss oder eine mindestens zweijährige Berufsqualifikation, sowie ein konkretes Arbeitsplatzangebot mit einem angemessenen Gehalt. Für IT-Spezialisten genügt relevante Berufserfahrung ohne formellen Abschluss.
2. Abschaffung der Vorrangprüfung: Die bisher erforderliche Vorrangprüfung, bei der geprüft wurde, ob bevorrechtigte inländische oder EU-Bewerber für eine Stelle verfügbar sind, wurde abgeschafft.
3. Chancenkarte mit Punktesystem: Dieses System bewertet Kandidaten anhand von Kriterien wie Sprachkenntnisse, Berufserfahrung und Verbindung zu Deutschland, um ihnen eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis zu ermöglichen.
4. Erleichterung des Familiennachzugs und Mobilitätsverbesserungen: Die neuen Regelungen erleichtern auch den Familiennachzug und verbessern die Mobilität innerhalb der EU für Inhaber einer Blauen Karte EU.
5. Beschleunigte und vereinfachte Verfahren: Es gibt beschleunigte Verfahren für die Beantragung von Aufenthaltstiteln für bestimmte Gruppen an Mitarbeitenden, wie Berufsausbildende und Personen, die an Maßnahmen zur Anerkennung ihrer ausländischen Berufsqualifikationen teilnehmen.

Diese Änderungen zielen darauf ab, Deutschland als attraktiven Standort für qualifizierte Arbeitskräfte aus dem Ausland zu stärken und dem Fachkräftemangel in verschiedenen Branchen entgegenzuwirken.

Art der einzustellenden Angestellten – Unterschiedliche Einstellungsbedingungen und Regelungen

Die Art der einzustellenden Angestellten und die damit verbundenen unterschiedlichen Einstellungsbedingungen und Regelungen variieren erheblich in Abhängigkeit von der Herkunft, Qualifikation und der Art der Tätigkeit der Mitarbeiter:

Ausländische Beschäftigte außerhalb der EU

Für ausländische Beschäftigte aus Ländern außerhalb der EU und des EWR gelten in Deutschland spezifische Regelungen und Anforderungen, die vor ihrer Einstellung und während ihres Aufenthalts beachtet werden müssen:

1. Arbeitserlaubnis und Visum: Beschäftigte aus Drittstaaten müssen in der Regel ein geeignetes Visum besitzen, das ihnen die Arbeitserlaubnis in Deutschland erteilt. Dieses Visum muss vor der Einreise beantragt werden.
2. Aufenthaltstitel: Nach der Einreise nach Deutschland müssen diese Beschäftigten einen Aufenthaltstitel beantragen, der zum Zweck eines spezifischen Arbeitsplatzes ausgestellt wird. Der Aufenthaltstitel muss regelmäßig erneuert werden und hängt von der Dauer des Arbeitsvertrages ab.
3. Blaue Karte EU: Qualifizierte Arbeitnehmer aus Drittstaaten können die Blaue Karte EU beantragen, wenn sie in hochbezahlten Berufen tätig sind. Die Blaue Karte bietet einige Vorteile wie erleichterten Familiennachzug und die Möglichkeit, nach einer bestimmten Aufenthaltsdauer eine Niederlassungserlaubnis zu erhalten.
4. Anerkennung von Qualifikationen: Viele Berufe in Deutschland erfordern die Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen. Ohne diese Anerkennung können bestimmte Tätigkeiten nicht ausgeführt werden.
5. Sozialversicherung: Wie inländische Beschäftigte sind auch ausländische Arbeitnehmer in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Sie müssen in die gesetzlichen Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungen einbezogen werden.
6. Integrationskurse: Für einige Gruppen von Drittstaatsangehörigen kann die Teilnahme an Integrationskursen, etwa durch die Agentur für Arbeit, erforderlich sein.

Diese Regelungen stellen sicher, dass die Beschäftigung von Nicht-EU-Bürgern in Deutschland auf eine Weise erfolgt, die sowohl die Rechte der Arbeitnehmer als auch die rechtlichen Anforderungen des Aufnahmelandes respektiert.

Ausländische Beschäftigte aus EU- und EWR-Staaten

EU-Bürger und Bürger des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), zu dem auch Island, Liechtenstein und Norwegen gehören, genießen aufgrund des Prinzips der Freizügigkeit besondere Rechte bei der Beschäftigung in Deutschland:

1. Arbeitnehmerfreizügigkeit: Diese Personen benötigen keine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, um in Deutschland zu arbeiten.
2. Anmeldepflicht: Während EU- und EWR-Bürger keine Arbeitserlaubnis benötigen, müssen sie sich bei den lokalen Behörden anmelden, wenn ihr Aufenthalt in Deutschland länger als drei Monate dauert.
3. Gleichbehandlung: Für EU- und EWR-Bürger gilt das Prinzip der Gleichbehandlung. Sie haben Anspruch auf die gleichen Arbeits- und Sozialleistungen wie deutsche Staatsangehörige. Dies umfasst Zugang zu allen Formen von Beschäftigung, sozialen Vorteilen, Steuererleichterungen und mehr.
4. Sozialversicherung: Wie deutsche Bürger sind auch EU- und EWR-Bürger in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Sie müssen in den gesetzlichen Sozialversicherungen wie Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung versichert sein.

Diese Regelungen fördern die Mobilität und Integration von EU-Bürgern im europäischen Arbeitsmarkt und unterstützen das Ziel eines vereinten Europas mit freiem Personenverkehr.

Flüchtlinge

Flüchtlinge, die in Deutschland arbeiten möchten, unterliegen speziellen Regelungen, die ihren Status, ihre Rechte und ihre Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt beeinflussen:

1. Arbeitserlaubnis: Flüchtlinge, die als Asylbewerber anerkannt sind oder subsidiären Schutz erhalten haben, besitzen grundsätzlich das Recht zu arbeiten. Die Arbeitserlaubnis wird in der Regel mit dem Aufenthaltstitel erteilt. Asylbewerber, deren Verfahren noch nicht abgeschlossen ist, können unter bestimmten Bedingungen ebenfalls eine Beschäftigung aufnehmen, allerdings erst nach einer Wartezeit von ca. drei Monaten.
2. Zugang zum Arbeitsmarkt: Die Zugangsbeschränkungen zum Arbeitsmarkt, wie die Vorrangprüfung, bei der geprüft wird, ob bevorrechtigte EU-Bürger oder bereits in Deutschland lebende Personen für eine Stelle verfügbar sind, wurden für anerkannte Flüchtlinge aufgehoben. Asylbewerber können je nach Aufenthaltsstatus und Dauer ihres Aufenthalts in Deutschland ebenfalls von der Vorrangprüfung befreit werden.
3. Berufliche Qualifikation und Anerkennung: Die Anerkennung von Qualifikationen in Deutschland ist oft notwendig, um in qualifizierten Berufen arbeiten zu können.
4. Integrations- und Sprachkurse: Die Teilnahme an Integrationskursen, die Deutschkenntnisse und grundlegendes Wissen über die deutsche Gesellschaft vermitteln, wird stark gefördert und ist oft Voraussetzung für die Erteilung eines dauerhaften Aufenthaltstitels.

Diese Regelungen tragen dazu bei, Flüchtlingen in Deutschland eine Perspektive zu bieten und sie als wertvolle Mitglieder des Arbeitsmarktes zu integrieren.

Türkische Staatsangehörige

Menschen mit türkischer Staatsangehörigkeit, die in Deutschland arbeiten möchten, profitieren von besonderen Regelungen, die auf dem Assoziierungsabkommen EWG-Türkei basieren:

1. Arbeitserlaubnis: Nach vier Jahren ununterbrochener legaler Beschäftigungsdauer in Deutschland können türkische Staatsangehörige leichter eine Verlängerung ihrer Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erreichen.
2. Familienzusammenführung: Familienmitglieder türkischer Arbeitnehmer, die in Deutschland leben und arbeiten, können unter erleichterten Bedingungen nachziehen.
3. Gleichbehandlung: Türkische Arbeitnehmer genießen weitgehende Gleichbehandlung bei Arbeitsbedingungen, Lohn und anderen Arbeitsrechten, wie EU-Bürger.
4. Soziale Rechte: Mit zunehmender Aufenthaltsdauer verbessern sich auch die sozialen Rechte türkischer Arbeitnehmer in Deutschland, einschließlich des Zugangs zu Sozialleistungen und Integrationsprogrammen.
5. Langfristiger Aufenthalt: Türkische Staatsangehörige können nach fünf Jahren legalem Aufenthalt die Niederlassungserlaubnis beantragen, die ihnen ermöglicht, dauerhaft in Deutschland zu bleiben.

Diese Regelungen sollen die Integration türkischer Staatsangehöriger in den deutschen Arbeitsmarkt fördern und die bilateralen Beziehungen zwischen der Türkei und der EU stärken.

Bürger der sogenannten „besten Freunde“ Länder

Der Begriff „besten Freunde“ Länder bezieht sich auf Staaten, die besonders enge diplomatische, wirtschaftliche oder militärische Beziehungen zu Deutschland haben. Wer genau dazu zählt, variiert, aber es sind häufig Mitgliedstaaten der Europäischen Union, NATO-Partner oder andere Länder mit starken bilateralen Beziehungen. In Bezug auf die Einwanderung und Arbeitserlaubnis kann dies bedeuten, dass Arbeitskräfte dieser Länder von vereinfachten Verfahren oder Ausnahmeregelungen profitieren, die über die Standardvorschriften hinausgehen.

Ausbildung zukünftiger Mitarbeiter

Auch die Ausbildung zukünftiger ausländischer Mitarbeiter in Deutschland umfasst spezielle Aspekte, die sowohl in den Ausbildungsvertrag als auch bei der Suche nach einem Ausbildungsort berücksichtigt werden müssen:

Ausbildungsvertrag

Der Ausbildungsvertrag für ausländische Auszubildende sollte speziell angepasst werden, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen und praktischen Aspekte ihrer Situation berücksichtigt werden. Wichtig sind klare Angaben zu Ausbildungsinhalten, -dauer, Vergütung und Arbeitszeiten. Zusätzlich sollte der Vertrag Unterstützung bei der Integration wie Sprachkurse und kulturelle Einführungsprogramme umfassen, um den Auszubildenden den Einstieg in Deutschland zu erleichtern.

Suche nach einem Ausbildungsort

Bei der Auswahl eines Ausbildungsortes für ausländische Mitarbeitende sollten Unternehmen Orte bevorzugen, die Erfahrungen im Umgang mit internationalen Auszubildenden haben. Einrichtungen, die zusätzliche Unterstützungsmaßnahmen wie Sprachunterricht oder interkulturelle Trainings anbieten, können dabei helfen, die Integration und den Ausbildungserfolg zu fördern. Es ist auch wichtig, dass der Ausbildungsort gut erreichbar ist und eine Lernumgebung bietet, die sowohl herausfordernd als auch unterstützend ist.

ICT-Karte für Mobilität

Die ICT-Karte (Intra-Corporate-Transfer Card) ermöglicht es Managern, Spezialisten oder Auszubildenden von außerhalb der EU, innerhalb einer Unternehmensgruppe temporär nach Deutschland zu wechseln. Die Karte ist für diejenigen gedacht, die bereits in einem Unternehmen im Nicht-EU-Ausland beschäftigt sind und eine Stelle im gleichen Konzern in Deutschland annehmen. Sie fördert die interne Mobilität und erleichtert die Verlegung von Schlüsselpersonal zwischen globalen Niederlassungen.

• Die ICT-Karte hat eine maximale Gültigkeit von drei Jahren für Manager und Spezialisten und bis zu einem Jahr für Trainees.

Aufenthaltstitel und Verfahren

Bei der Beantragung eines Aufenthaltstitels in Deutschland für ausländische Mitarbeiter sind folgende Schritte erforderlich:

• Visumantrag: Dieser erfolgt vor der Einreise für Aufenthalte, die länger als drei Monate dauern, bei der deutschen Botschaft oder einem Konsulat im Herkunftsland.
• Anmeldung bei der Ausländerbehörde: Nach der Einreise muss der Aufenthaltstitel bei der lokalen Ausländerbehörde beantragt werden.
• Erforderliche Unterlagen: Zu den Dokumenten zählen der Arbeitsvertrag, Passkopien, Nachweise der beruflichen Qualifikation und gegebenenfalls weitere spezifische Unterlagen, abhängig von der Art des Aufenthaltstitels, wie z. B. eine Blaue Karte EU oder eine ICT-Karte.

Die genauen Anforderungen können variieren, daher ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu informieren und alle notwendigen Unterlagen bereitzustellen.

Fazit – Einstellung ausländischer Mitarbeiter

Die erfolgreiche Integration ausländischer Mitarbeiter erfordert die Beachtung zahlreicher rechtlicher Bestimmungen in Deutschland. Dies umfasst das Einholen der notwendigen Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel sowie die Anpassung an spezielle Regelungen für unterschiedliche Personengruppen, einschließlich EU-Bürger und Flüchtlinge. Durch die ständige Aktualisierung der Migrationsgesetze und die Einführung neuer Regelungen wie das Fachkräfteeinwanderungsgesetz wird der Prozess erleichtert, stellt aber weiterhin hohe Anforderungen an die Compliance in Unternehmen.