Der Fachkräftemangel hat den deutschen Arbeitsmarkt fest im Griff. Unternehmen aller Branchen sehen sich zunehmend gezwungen, nach Lösungen zu suchen, um ihren wachsenden Personalbedarf zu decken. Angesichts der schnelllebigen wirtschaftlichen Dynamik müssen sie in der Lage sein, ihre Mitarbeiterzahl flexibel an die sich ständig ändernden Marktanforderungen anzupassen. Denn: Länger anhaltender Personalmangel setzt die Belegschaft unter Zeitdruck, führt zu Überarbeitung und lässt Motivation sowie Arbeitsleistung aller Beteiligten sinken.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es für Unternehmen entscheidend, sowohl kurzfristig auf personelle Engpässe reagieren zu können als auch durch langfristige Maßnahmen wie attraktive Arbeitsbedingungen und Benefits die Bindung von Fach- und Führungskräften zu stärken. Eine nachhaltige und strategisch durchdachte Personalplanung ist hier das A und O und hilft dabei, den Fachkräftemangel auszugleichen und den Erfolg des Unternehmens auch in Zukunft zu sichern.
Die Gründe für den Personalmangel sind vielfältig
Dass viele Unternehmen derzeit mit zu viel Arbeit und zu wenig Personal zu kämpfen haben, liegt nicht in einer einzelnen Ursache begründet – vielmehr spielen eine ganze Reihe an Faktoren mit in diesen Umstand hinein. Ein Hauptfaktor ist der demografische Wandel, der dazu führt, dass immer mehr Arbeitnehmer in den Ruhestand treten – während gleichzeitig zu wenige junge Menschen ihre berufliche Laufbahn beginnen. Dieser Trend wird durch eine steigende Lebenserwartung und eine sinkende Zahl von Schulabgängern, die in das Berufsleben starten, noch verschärft.
Auch innerbetriebliche Faktoren spielen beim Thema Personalmangel eine wichtige Rolle. Ein schlechtes Betriebsklima, unzureichende Karriereperspektiven und die mangelnde Anerkennung von Leistungen führen in vielen Unternehmen dazu, dass Mitarbeiter sich unwohl fühlen und letztendlich das Unternehmen verlassen – oder den Job gar nicht erst antreten. Zudem sorgt eine nicht leistungsgerechte Vergütung für eine wachsende Unzufriedenheit mit den Arbeitsplätzen und führt in vielen Betrieben zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation.
Operationelle Spitzenbelastungen, beispielsweise in der Hochsaison, stellen für Unternehmen eine weitere personelle Herausforderung dar. Wenn das bestehende Team nicht genügend Kapazitäten hat, um zusätzliche Aufgaben zu bewältigen, können Aufträge nicht fristgerecht abgewickelt werden. Das führt in manchen Fällen sogar zu Strafzahlungen und erhöht außerdem das Risiko, dass Kunden abspringen, was wiederum wirtschaftliche Schäden nach sich zieht. Darüber hinaus kann das dauerhafte Mehr an Arbeit zu einer Überlastung der Mitarbeiter führen, was die Problematik weiter verschärft.
Was sollten Arbeitgeber tun, wenn die Arbeit nicht mehr zu schaffen ist?
In Zeiten, in denen die Arbeitsbelastung die Kapazitäten der Belegschaft übersteigt, ist eine vorausschauende und flexible Personalplanung für Arbeitgeber unverzichtbar. Das erfordert von den Führungskräften in den Personalabteilungen, genau zu analysieren, wie viele Mitarbeiter für die Bewältigung von Kundenaufträgen oder die Durchführung geplanter Projekte benötigt werden. Nur so können Personalengpässe frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen in Reaktion darauf geplant werden. Eine der Schlüsselkomponenten für eine effektive Personalplanung ist die transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Dazu gehört auch, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Feedback zu ihrem Arbeitsumfeld zu geben und eigene Vorschläge für die Verbesserung der Arbeitsbedingungen einzubringen. So können Arbeitnehmer sich ein besseres Bild von der Situation machen: Herrscht eine allgemeine Überlastung auf Seiten der Arbeitnehmer oder sind noch Kapazitäten frei?
Darüber hinaus sollten Unternehmen für mehr Flexibilität in der Personalplanung sorgen, die es erlaubt, auch auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können. In Fällen von Krankheit oder Kündigung ist es notwendig, flexibel und schnell zu reagieren und die Aufgaben der betroffenen Mitarbeiter neu zu verteilen – so wird die Arbeitslast gleichmäßig auf die Schultern der verbleibenden Teammitglieder gelegt. Die Zusammenarbeit mit einer Zeitarbeitsfirma bietet Unternehmen die Möglichkeit, kurzfristig ihren Personalbedarf zu decken – aber auch in Hinblick auf innerbetriebliche Mitarbeiter ist Flexibilität gefragt. Beispielsweise helfen flexible Arbeitszeiten in vielen Fällen dabei, Probleme wie häufiges Zuspätkommen bei der Belegschaft zu reduzieren.
Wie viel Arbeit ist zu viel?
In vielen Unternehmen wird die Arbeitsbelastung einzelner Mitarbeiter übersehen, besonders bei denjenigen, die ohne zu klagen zusätzliche Aufgaben übernehmen und scheinbar unermüdlich sind. Die stillen, fleißigen Teammitglieder nehmen oft mehr Arbeit an, als sie bewältigen können, ohne richtig Nein zu sagen. Solch eine kontinuierliche Überlastung kann jedoch schwerwiegende Folgen haben – bis hin zu Burnout oder sogar einer frustbedingten Kündigung. Rechtzeitig die Anzeichen von Überarbeitung zu erkennen, ist wichtig, um dem gegenzusteuern. Aber wie identifiziert man Überarbeitung bei einem Mitarbeiter? Typisch sind folgende Warnsignale:
- anhaltende Müdigkeit
- übermäßige Reizbarkeit
- ungewöhnlich langsames Arbeiten, auch bei Routineaufgaben
- freiwillige Überstunden ohne Anordnung
- eine Zunahme von Fehlern
- eine pessimistische Sicht auf Arbeitsaufgaben
- und häufige Krankmeldungen.
Diese Symptome weisen darauf hin, dass Mitarbeiter ihre Grenzen erreicht haben und sind Anzeichen dafür, dass die betroffene Person unter Dauerstress steht, was langfristig nicht nur die psychische, sondern auch die körperliche Gesundheit beeinträchtigt. Unternehmen sollten darauf achten, ihre Mitarbeiter nicht konstant an die Grenze der Belastbarkeit zu bringen und stattdessen ein unterstützendes Umfeld schaffen, das sowohl das Wohlbefinden als auch die Produktivität in den Vordergrund stellt.
Ist Personalmangel ein Grund für Überstunden?
Arbeitgeber haben das Recht, Überstunden anzufordern – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen. Eine solche Anforderung muss entweder durch den Arbeitsvertrag, einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung gedeckt sein. In Notfällen, wie beispielsweise bei Naturkatastrophen, dürfen Überstunden auch einseitig angeordnet werden. Generell besteht jedoch keine Pflicht für Angestellte, Überstunden zu leisten – es sei denn, der Arbeitsvertrag sieht dies explizit vor. Die Handhabung von Überstunden muss in jedem Fall transparent und fair sein, um sowohl den betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden als auch die Rechte der Angestellten zu wahren. Unternehmen sollten daher ihre Personalplanung sorgfältig prüfen und Überstunden nur dann anordnen, wenn sie unbedingt erforderlich sind, um Überbelastungen bei den Mitarbeitern zu vermeiden.
Wie geht man mit Personalmangel um?
Die besten Strategien gegen Personalmangel zielen nicht nur darauf ab, kurzfristige Engpässe zu lösen, sondern sorgen auch langfristig für eine stabile Personaldecke im Betrieb. Folgende Maßnahmen sind im Falle von Personalnot sinnvoll:
Steigerung der Arbeitgeberattraktivität: Ein positives Firmenimage und attraktive Arbeitsbedingungen sind Grundvoraussetzungen, um qualifiziertes Personal anzuziehen und langfristig zu halten. Eine gute Employer Branding Strategie zielt darauf ab, das Unternehmen als attraktiven Arbeitsplatz zu positionieren, der nicht nur durch Gehalt, sondern auch durch ein positives Arbeitsumfeld überzeugt.
Förderung und Weiterbildung der Mitarbeitenden: Fort- und Weiterbildungsangebote sind hilfreich, um das vorhandene Personal fachlich weiterzuentwickeln. Durch regelmäßige Schulungen und ein systematisches Schulungsmanagement können Mitarbeitende nicht nur neues Wissen erwerben, sondern auch in neuen Tätigkeitsfeldern eingesetzt werden. Das erhöht die Flexibilität im Personaleinsatz – etwa wenn es darum geht, kurzfristig für erkrankte Kollegen einzuspringen oder vakante Stellen zu besetzen.
Aufbau eines Talent-Pools: Durch das Sammeln von Kontakten und Bewerbungsunterlagen auch außerhalb akuter Bedarfszeiten können Unternehmen einen Vorrat an potenziellen Kandidaten anlegen. Ein gut gepflegter Talent-Pool schafft so die Möglichkeit, schneller auf plötzliche Personalveränderungen zu reagieren.
Digitale Entlastung und Unterstützung: Heutzutage gibt es für viele Unternehmen die Möglichkeit, in digitale Tools zu investieren, die die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden reduzieren. Automatisierte Prozesse entlasten das Team und ermöglichen eine effizientere Arbeitsweise.
Externe Unterstützung: In vielen Fällen ist es sinnvoll, auf externe Berater zurückzugreifen, die spezialisiert sind auf Organisationsstrukturen und Personalmanagement. Diese können dabei helfen, interne Prozesse zu optimieren und so den Personaleinsatz effektiver zu gestalten. Starke Jobs, als Personalvermittlung für Führungskräfte und Hilfskräfte, bietet Unterstützung bei der Personalsuche und der Auswahl qualifizierter Kandidaten. Dabei wird nicht nur der Rekrutierungsprozess erleichtert, sondern auch sichergestellt, dass die eingestellten Mitarbeiter optimal zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen.
Kurzfristige Maßnahmen bei Auftragsspitzen
In Fällen, in denen kurzfristig Personal benötigt wird, ist die Arbeitnehmerüberlassung die ideale Lösung für viele Betriebe, um Engpässe zu überbrücken und die Kontinuität der Geschäftsprozesse zu sichern. Starke Jobs ist Ihr Partner für flexibel einsetzbare Fach- und Hilfskräfte, mit denen Sie Ihren Personalbedarf kurzfristig decken können – ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen oder die Personalkosten dauerhaft erhöhen zu müssen. Das Modell der Arbeitnehmerüberlassung bietet sich insbesondere in Phasen hoher Arbeitsbelastung an, um das Stammpersonal zu entlasten und gleichzeitig die Produktivität im Unternehmen beizubehalten. Auch in Fällen von unvorhergesehenen Kündigungen oder Krankheitsausfällen stellt dieses Modell eine praktische Überbrückungslösung dar.
Einer der Hauptvorteile liegt in der Kosteneffizienz dieser Lösung: Durch die flexible Einbindung von Zeitarbeitern, besonders Fachkräfte aus dem Ausland aus Regionen mit günstigeren Lohnstrukturen wie Osteuropa, können deutsche Unternehmen deutlich Kosten sparen, ohne Qualitätsverluste hinnehmen zu müssen. Darüber hinaus wird auch die Personalabteilung merklich entlastet, da der zeitaufwändige Rekrutierungsprozess für neue Arbeitskräfte entfällt. Starke Jobs legt großen Wert auf eine passgenaue Vermittlung und Qualitätssicherung. Wir führen umfassende Auswahlverfahren durch, einschließlich Interviews, Überprüfungen der Qualifikationen und Sprachkenntnisse, um sicherzustellen, dass nur die bestgeeigneten Kandidaten an unsere Kunden vermittelt werden. Diese qualifizierten und motivierten Fachkräfte sind dann bereit, sofort nahtlos in den Betrieb integriert zu werden und dort einen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.
Überarbeitung aus Arbeitnehmer-Sicht
Ein Mangel an Personal in Unternehmen führt in vielen Fällen zu negativen Folgen für die gesamte Belegschaft. Wenn Mitarbeiter wegen längerer Krankheiten oder Kündigungen ausfallen, müssen ihre Aufgaben häufig an die verbleibenden Kollegen weitergegeben werden. Diese zusätzliche Belastung, die neben der regulären Arbeit bewältigt werden muss, erzeugt starken Zeitdruck. Dieser Druck wirkt sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus, was wiederum das gesamte Arbeitsklima beeinträchtigt. In extremen Fällen führt die Situation sogar dazu, dass Mitarbeiter ihre vertraglich vereinbarten Aufgaben nicht mehr erfüllen wollen. Manche entwickeln sich zu chronisch unzufriedenen Angestellten, die mit ihrer schlechten Laune auch die Stimmung ihrer Kollegen negativ beeinflussen und so für Unfrieden im gesamten Team sorgen. Entgegen der ersten Reaktion ist es jedoch nicht zielführend, solche Mitarbeiter einfach aus dem Team zu entlassen. Vielmehr sollten Unternehmen darauf abzielen, den Arbeitsalltag so zu gestalten, dass die Motivation aller Mitarbeiter gefördert und der Stress so gering wie möglich gehalten wird.
Wie viel Arbeit ist zumutbar?
In Deutschland ist das Ausmaß an zulässiger Arbeitszeit streng reguliert, um sowohl die Sicherheit als auch den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer sicherzustellen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt grundlegende Standards, darunter eine werktägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die unter bestimmten Bedingungen auf bis zu zehn Stunden erweitert werden darf – jedoch nur, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht übersteigt. Solche Regelungen sorgen dafür, dass die Arbeitsbelastung und das Stresslevel in einem gesunden Rahmen bleibt und das Wohl der Angestellten geschützt wird.
Für Pausen schreibt das Gesetz vor, dass Arbeitnehmer nach spätestens sechs Stunden eine Ruhepause machen müssen. Wer sechs bis neun Stunden arbeitet, hat Anspruch auf 30 Minuten Pause, und bei einer Arbeitszeit von über neun Stunden erhöht sich dieser Anspruch auf 45 Minuten. Das ArbZG regelt auch die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen, die – abhängig vom Beruf – in der Regel elf Stunden betragen müssen.
Wie sage ich meinem Chef, dass ich zu viel Arbeit habe?
Wenn die Arbeitslast überwältigend wird, ist es wichtig, dass betroffene Mitarbeiter das Problem ernst nehmen, ein offenes Gespräch mit ihrem Vorgesetzten suchen und so aktiv etwas dagegen tun. Dabei sind einige Aspekte hilfreich, um das Gespräch zielführend zu gestalten und gemeinsam Lösungen zu entwickeln:
- Vorbereitung: Eine gründliche Vorbereitung des Gesprächs ist wichtig, um klar und deutlich den eigenen Standpunkt vertreten zu können. Es ist sinnvoll, den Stand der Dinge genau zu analysieren und zu verstehen, warum und wann sich Überforderung einstellt. Es kann auch hilfreich sein, eine To-do-Liste mit aktuellen Projekten, Deadlines und weiteren Belastungen wie Konflikten am Arbeitsplatz oder fehlenden Kompetenzen für bestimmte Aufgaben zu erstellen, um die Gedanken zu ordnen.
- Terminplanung: Im Idealfall handelt es sich bei dem Gespräch um einen Termin, der ausreichend Ruhe bietet und wenig Ablenkung mit sich bringt, sodass das Gespräch ungestört geführt werden kann. Der Termin sollte dabei unbedingt persönlich stattfinden – die Kommunikation über E-Mails oder Telefon birgt das Risiko für Missverständnisse.
- Klare Darstellung der Situation: Im Gespräch sollte man offen und sachlich erklären, welche spezifischen Herausforderungen bestehen. Wenn möglich, gilt es, dabei emotionale Ausbrüche oder Schuldzuweisungen zu vermeiden und stattdessen die Fakten sprechen zu lassen.
- Lösungsvorschläge unterbreiten: Initiative zu zeigen, indem man praktische Lösungsvorschläge macht, ist in einer solchen Situation besonders förderlich. Gemeinsam kann hier überlegt werden, welche Aufgaben möglicherweise abgegeben werden könnten, ob bestimmte Deadlines verschiebbar sind oder ob Unterstützung durch andere Teammitglieder, Praktikanten oder sogar eine Arbeitszeitverkürzung hilfreich sind. Auch Weiterbildungen, die fehlende Fähigkeiten vermitteln, können vorgeschlagen werden, um die Situation zu verbessern.
FAQ
Was tun, wenn man zu viel Arbeit hat?
Der Einsatz von Zeitarbeitern bietet eine flexible Lösung, um bei hohen Arbeitsanforderungen die festen Teams zu entlasten – so können Spitzenzeiten auch ohne Überlastung der Stammbelegschaft gemeistert werden. Es ist außerdem wichtig, dass Vorgesetzte offen mit ihren Teams über die Arbeitslast sprechen und gemeinsam nach Wegen suchen, wie Aufgaben besser verteilt oder Fristen angepasst werden können, sodass alle Beteiligten auf einer Seite stehen.
Wie viele Stunden im Monat sind normal?
Die normale Anzahl an Arbeitsstunden im Monat variiert je nach Vertrag – in Deutschland beträgt die übliche Vollzeit-Arbeitszeit etwa 160 bis 165 Stunden pro Monat, basierend auf einer 40-Stunden-Woche. Diese Zahl kann sich jedoch je nach Branche, Tarifverträgen und der spezifischen Arbeitszeitregelung im Unternehmen unterscheiden. Überstunden sind nur in Ausnahmefällen zugelassen und müssen gesondert im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt sein.
Was ist ein stiller Burnout?
Ein stiller Burnout bezeichnet eine Form der Erschöpfung, die schleichend beginnt und oft lange unbemerkt bleibt. Betroffene ziehen sich zurück, ihre Arbeitsleistung nimmt ab, und sie fühlen sich überwältigt und desinteressiert, was sich sowohl auf den Job als auch auf das Privatleben negativ auswirkt. Um einen stillen Burnout bei Angestellten zu verhindern, sollten Arbeitgeber dafür sorgen, stets ausreichend Personal für die Erfüllung aller Aufgaben zur Verfügung stehen zu haben. Zudem helfen proaktive Maßnahmen wie regelmäßige Mitarbeitergespräche, Workshops zum Stressmanagement und flexible Arbeitsmodelle dabei, Überarbeitung zu vermeiden.
Fazit
Indem Unternehmen frühzeitig ihren Personalbedarf planen und flexible Lösungen wie Zeitarbeit nutzen, schaffen sie eine solide Grundlage für eine stabile und produktive Arbeitsumgebung – und sichern damit den langfristigen Unternehmenserfolg. Starke Jobs unterstützt Sie bei der bedarfsgerechten Deckung Ihres Bedarfs an Arbeitskräften. Egal, ob Direktvermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung: Wir bieten eine reibungslose, sorgenfreie Abwicklung von der ersten Anfrage bis zur erfolgreichen Integration der Arbeitskräfte in Ihr Unternehmen. Durch unsere transparente und ehrliche Kommunikation schaffen wir eine Vertrauensbasis, die es unseren Kunden ermöglicht, sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren – ohne Sorge um Personalengpässe und deren Auswirkungen auf die Betriebsabläufe.
