Der Arbeitsmarkt hat sich gewandelt. Unternehmen konkurrieren um qualifizierte Fachkräfte und müssen das Interesse geeigneter Kandidaten auf dem Arbeitsmarkt gewinnen. Im Zuge des Fachkräftemangels stehen in vielen Branchen zudem weniger ausgebildete Arbeitnehmer zur Verfügung als benötigt. Werden Stellen langfristig nicht durch neue Mitarbeiter vom Fach besetzt, kann dies den Unternehmenserfolg gefährden – und hohe Kosten verursachen. Empfehlenswerte Personalvermittler und Headhunter machen geeignete Fach- und Führungskräfte für Unternehmen ausfindig. Sie greifen auf breite Netzwerke und einen großen Erfahrungsschatz zurück. Unternehmensdaten behandeln diese diskret. Doch wie hoch fallen die Kosten für eine in professionelle Personalvermittlung in Deutschland aus? Welche Vergütungsmodelle stehen zur Verfügung und welche Modelle sind empfehlenswert?
Welche Kosten können durch Personalvermittlung entstehen?
Schnell neues Personal für den Betrieb finden: Das Recruiting ist zeitaufwendig und kostenintensiv. Unternehmen müssen diesen Prozess jedoch nicht zwangsläufig selbst ausführen oder die Arbeitnehmerüberlassung in Erwägung ziehen. Vielmehr kann es sich lohnen, auf eine Personalvermittlung in Deutschland zu setzen. Diese generiert passendes Fachpersonal für vakante Stellen und übernimmt die Arbeitsvermittlung von Arbeitskräften. Dafür greifen freischaffende Personalvermittler und Personalvermittlungsagenturen vor allem auf große Datenbanken mit passenden Bewerbern und Netzwerke zurück und ermitteln im Rahmen der Arbeitsvermittlung in kurzer Zeit Arbeitssuchende. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen dem Auftraggeber (dem Unternehmen) und den Arbeitskräften.
Doch wie viel kostet die Personalvermittlung durch Agenturen im Durchschnitt? Pauschal kann dies nicht beantwortet werden. Denn in Deutschland existieren verschiedene Vergütungsmodelle. Grundsätzlich gilt: Personalvermittler erweisen sich als günstiger als Headhunter.Das Headhunting umfasst nämlich die Suche nach Führungspersonal auf Management-Ebene. Dafür nutzen die Headhunter keine klassischen Stellenanzeigen oder Datenbanken. Bei der Vermittlung greifen Headhunter vielmehr auf ihre Überzeugungsfähigkeit zurück. Häufig werben sie Kandidaten von einem Mitbewerber ab. Personalvermittler hingegen machen nach Beauftragung Fachkräfte mit niedriger oder mittlerer Qualifikation ausfindig. Dieser Prozess nimmt weniger Zeit in Anspruch und setzt weniger Erfahrung voraus.
Die Suche nach dem Personalvermittler selbst
Doch nicht nur die Personalvermittlung, sondern auch die Umsetzung in Eigenregie kostet Geld. Unternehmen übertragen die Aufgabe der Personalfindung deswegen häufig an Personalvermittler. Dafür gilt es, einen seriösen und erfahrenen Vermittler ausfindig zu machen. Bereits für die Suche sollten Kosten eingeplant werden. Im ersten Schritt treffen Unternehmen hier eine Vorauswahl und vergleichen Angebote. Die Wahl sollte auf eine Personalvermittlung fallen, die ihre Berufsgrundsätze ernst nimmt. Um dies sicherzustellen, können sich Unternehmen an den Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e. V. oder die Association of Executive Search Consultants wenden. Wer hier Mitglied ist, hat sich dazu verpflichtet, professionell zu agieren und eine hohe Servicequalität zu bieten.
Einen ersten Eindruck der Personalvermittlung können sich Personalverantwortliche in einem persönlichen Telefonat oder Video-Call verschaffen. Im Vorfeld sollte die Personalvermittlung einen persönlichen Lebenslauf zusenden. So können die potenziellen Auftraggeber einschätzen, über welche Berufserfahrung der Kandidat verfügt. Der Lebenslauf kann außerdem als Grundlage für das Kennenlerngespräch dienen. Während des Interviews gilt es, sich einen Überblick über die Ausbildungen, die Referenzen und die persönliche Vorgehensweise der Personalvermittlung zu verschaffen. Da es sich bei der Personalvermittlung um eine Tätigkeit mit hoher Verantwortung handelt und der Vermittler durch seine Auswahl Einfluss auf den Unternehmenserfolg seines Auftraggebers nehmen kann, sollte dieser auch in Bezug auf seine Persönlichkeit überzeugen.
Zu sorgfältigen, diskreten und verantwortungsbewussten Kandidaten können Unternehmen Vertrauen aufbauen. Wen ein schlechtes Bauchgefühl während des Gesprächs beschleicht, sollte von einer Zusammenarbeit absehen. In vielen Fällen trügt das erste Bauchgefühl nicht. Darüber hinaus sollte der Personalvermittler sympathisch erscheinen und bereits Erfolge in seiner Tätigkeit nachweisen können. Ein großes Netzwerk und Berufserfahrung stellen ferner die Basis für eine erfolgreiche Vermittlung von Fachkräften dar. Wichtig ist zudem, dass die Personalvermittlung besonderen Wert auf Datenschutz und Diskretion legt. Die Unterlagen der Zusammenarbeit sollte dieser keinesfalls an Dritte aushändigen.Professionelle und seriöse Personalvermittler legen außerdem eine Datenschutzbestimmung vor, die der Auftraggeber unterzeichnet. So stellen die Betriebe sicher, dass keine Informationen nach außen dringen, wenn diese beispielsweise Arbeiterkräfte aus Polen einstellen und dabei auf einen Vermittler zurückgreifen.
Das Honorar des Recruiters
Bei Personalvermittlungen greifen diverse Vergütungs- und Honorarmodelle. Unternehmen sollten sich im Vorfeld umfassend über die Abrechnungsformen der Personalberater und Headhunter informieren. So gelingt es den Betrieben, einen Personalvermittler zu wählen, der bezahlbar ist. Auch negative Überraschungen werden auf diese Weise vermieden. In jedem Fall sollten das Unternehmen und die Personalvermittlung einen schriftlichen Vertrag schließen. In der Regel können Firmen das Abrechnungsmodell zuvor in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Personalvermittlung einsehen. Die Provision einer Personalvermittlung variiert dabei von Anbieter zu Anbieter. Dabei können sich die Headhunter-Kosten zum Beispiel an der Höhe des Jahreseinkommens der zu besetzenden Stelle orientieren. Die Kosten können bis zu 30 Prozent betragen. Um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermitteln, kann es sich vor der Beauftragung lohnen, Angebote verschiedener Personalvermittlungen einzuholen und diese zu vergleichen.
Ein Tipp: Die Kosten für die Personalberatung können den finanziellen Aufwand übertreffen, der mit der Personalsuche durch die interne Personalabteilung einhergeht. Erfahrene Headhunter und Personalberater können die Vakanzen jedoch schnell und erfolgreich besetzen. Der Grund: Sie verfügen über das notwendige Netzwerk und greifen auf interne Daten zurück. So ermitteln sie passende Kandidaten für die ausgeschriebenen Stellen häufig in kurzer Zeit. Ein langwieriger Bewerbungsprozess mit unpassenden Kandidaten durch den Arbeitgeber entfällt. Der Auftraggeber spart somit trotzdem Kosten ein und generiert schnell neue Arbeitskräfte.
Die Kosten für das Employer Branding
Arbeitnehmer möchten heutzutage davon überzeugt werden, dass ein Betrieb den perfekten Arbeitgeber darstellt. Das bedeutet: Die Zeiten, in denen Betriebe sich ohne Eigeninitiative über zahlreiche Bewerbungen qualifizierter Fachkräfte freuten, sind gezählt. Stattdessen ist es von Bedeutung, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen. Eine starke Employer Brand generiert Aufmerksamkeit, erhöht die Reichweite und kann dazu führen, dass mehr Arbeitnehmer eine Anstellung im Unternehmen in Erwägung ziehen. Firmen können sich so einen Wettbewerbsvorteil im “War of Talents” verschaffen.
Das Problem: Auch der Employer-Branding-Prozess erweist sich als kostenintensiv. In speziellen Fällen bleiben vakante Stellen dennoch unbesetzt. In diesen Situationen kann der Recruiting-Prozess an einen erfahrenen Personalvermittler mit dem passenden Netzwerk übergeben werden. Dieser kann die Personalsuche beschleunigen und somit weniger Geld kosten als eine über lange Zeit unbesetzte Stelle oder das interne Recruiting.
Der Aufwand für die Erstellung des Anforderungsprofils
Firmen setzen im Recruitingprozess insbesondere auf Stellenausschreibungen, die online veröffentlicht werden. Die Personaler erstellen für jede Stelle individuelle Anforderungsprofile. Diese schneiden sie auf die definierte Zielgruppe zu. Das Profil enthält dabei alle Muss- und alle Kann-Eigenschaften und sollte möglichst ansprechend gestaltet werden. Wer auf eine Personalvermittlung setzt, erspart sich diesen Zeitaufwand und überträgt die Aufgabe der Personalfindung an den Experten. Dieser kann auf sein Netzwerk zurückgreifen. Obendrein nutzen Personalvermittler Datenbanken. Unter Umständen kann es diesen gelingen, die Stelle zeitnah erfolgreich zu besetzen. Die internen Personaler des Auftraggebers können sich währenddessen wichtigeren Aufgaben widmen. Die Personalvermittlung kann also auch dazu beitragen, dass Ressourcen geschont werden.
Verschiedene Vergütungsmodelle: Wie wird ein Recruiter bezahlt?
In Deutschland können Personalvermittler verschiedene Vergütungsmodelle anbieten. Für Betriebe, die die Dienste einer Personalvermittlung zum ersten Mal in Anspruch nehmen möchten, kann die Wahl des passenden Modells eine Herausforderung darstellen. Schließlich gilt auch hier: Je weniger die Firma investieren muss, desto attraktiver der Dienstleister. Der günstigste Personalvermittler stellt jedoch nicht immer die beste Wahl dar. Gleiches gilt für den teuersten Experten. Doch welche Vergütungsmethoden von Personalvermittlern stehen zur Auswahl und welche Vergütungen erweisen sich als empfehlenswert?
Prozentuale Kosten
In Deutschland beziehen die meisten Personalvermittlungen ein prozentuales Honorar. Dies beläuft sich im Durchschnitt auf bis zu 35 Prozent des angesetzten Bruttojahresgehaltes der zu besetzenden Stelle. Einbezogen werden hier auch Prämien und Benefits wie ein Firmenwagen für den zukünftigen Mitarbeiter. Je nach Stelle können so Kosten zwischen 10.000 und 80.000 Euro entstehen. In der Regel geht die erfolgreiche Stellenbesetzung durch qualifizierte Fachkräfte, die ein Personalvermittler ausfindig macht, mit einem Honorar von 25.000 Euro einher. Führungskräfte wiederum lösen hohe Headhunter-Kosten aus. Die Höhe des Tarifs beeinflusst die Art der Personalagentur. Eine Personalvermittlung, die sich nicht auf eine Branche oder Position spezialisiert hat, fällt häufig günstiger aus als Experten einer Nische. Ferner beeinflusst die ausgeschriebene Stelle die Höhe des prozentualen Honorars.
Schwer zu besetzende Stellen – beispielsweise Vakanzen für umkämpfte IT-Fachkräfte – lösen höhere Kosten aus als einfach zu besetzende Stellen. Gleichwohl spielt es eine übergeordnete Rolle, ob ein Betrieb nach einem Berufseinsteiger sucht oder eine Stelle mit viel Verantwortung zu besetzen hat. Dabei birgt das prozentuale Honorarmodell einen entscheidenden Vorteil: Unternehmen erhalten ihre Flexibilität. Denn in Deutschland fällt die Auswahl an Personalvermittlern auf Honorarbasis groß aus. Doch aufgepasst: Die genauen Kosten können Firmen nicht immer korrekt einschätzen. Unter Umständen erweist sich das Engagement der Personalvermittlung durch das Honorarmodell als kostspieliger als erwartet. Denn die Methode lässt nur grobe Kalkulationen zu.
Die Vergütung nach Pauschaltarif
Ein Fixpreis verschafft Sicherheit. In diesem Kontext vereinbaren das auftraggebende Unternehmen und die Personalvermittlung eine feste Vermittlungsprovision. Hier sind alle Aufwandskosten des Personalvermittlers enthalten. Der Vorteil: Unternehmen können optimal kalkulieren. Eine klare Budgetierung ist umsetzbar. Der Pauschaltarif orientiert sich in der Regel an dem Bruttojahresgehalt, das mit der ausgeschriebenen Stelle einhergeht. Fällt das Gehalt, das mit der Stelle einhergeht, jedoch niedriger aus als zuvor eingeschätzt, erweist sich der Pauschaltarif für Personalvermittler oder Headhunter als nachteilig. Viele Vermittler bevorzugen deswegen das prozentuale Vergütungsmodell.
Retainer Fee
Das Retainer-Fee-Modell bezeichnet eine Abrechnung auf Honorarvorschuss. Das bedeutet: Suchen Betriebe nach Führungskräften und bestehen hohe Anforderungen an die zu besetzende Stelle, bezieht die Personalberatung oder der Headhunter häufig eine Vorabbezahlung. Üblich ist zum Beispiel das Drittel-Modell. Hier zahlt das Unternehmen die Provision in drei Etappen. Die Provision fällt immer gleich hoch aus. Das erste Drittel stellt die Personalvermittlung häufig bei der Auftragserteilung in Rechnung. Das zweite Drittel zahlt das Unternehmen nach der Vorstellung passender Kandidaten und das letzte Drittel erhält der Vermittler nach der erfolgreichen Stellenbesetzung.
Möglich ist auch das 50-50-Modell. In diesem Zusammenhang erhält der Vermittler 50 Prozent seiner Gage bereits bei der Auftragserteilung. Die andere Hälfte zahlt der Auftraggeber nach dem erfolgreichen Projektabschluss. Hierbei profitiert die Personalvermittlung von der Möglichkeit, eine teilfinanzierte Suche mit ausreichend Ressourcen zu realisieren. Die Erfolgschancen können so groß ausfallen. Einige Personalvermittler und Headhunter für den Executive Search bieten auch den monatlichen Retainer an. Dabei handelt es sich um eine Abrechnung nach Aufwand. Das Unternehmen entrichtet als Auftraggeber eine monatliche Gebühr. Diese Vereinbarung endet entweder, wenn die Suche erfolglos abgebrochen oder die Stelle erfolgreich besetzt wird. Bei Erfolg werden die gezahlten Raten von der Vermittlungsgebühr abgezogen.
Der Nachteil: Betriebe müssen der Personalberatung vertrauen können, wenn diese das Retainer-Fee-Modell in Anspruch nehmen. Denn eine Ergebnispflicht besteht für den Vermittler nicht. Stattdessen muss dieser lediglich nachweisen, dass der Prozess bestmöglich realisiert wurde. Gleichzeitig zahlt das Unternehmen direkt bei der Auftragsvergabe, weshalb ausschließlich seriöse Vermittler und Headhunter mit einer gewissen Reputation in Erwägung gezogen werden sollten.
Das Erfolgshonorar
Wer erst nach dem erfolgreichen Besetzen einer vakanten Stelle zahlen möchte, entscheidet sich für einen Personalvermittler oder Headhunter, der erfolgshonorarbasiert tätig ist. Bezeichnet wird dieses Modell auch als Contingency-Modell. In diesem Fall erfolgt die Zahlung erst, wenn die Personalberatung oder der Headhunter den Prozess erfolgreich beendet. Unternehmen stellen so sicher, dass nur Kosten anfallen, wenn der Headhunter oder die Personalvermittlung ihr Ziel der Personalsuche für die eigene Personalabteilung oder einen anderen Bereich des Auftraggebers erreichen und ein geeigneter Kandidat für die Position eingestellt wird.
Die Nachteile: Agenturen und Headhunter, die auf Erfolgshonorarbasis arbeiten, betreuen häufig viele verschiedene Auftraggeber. Nur so lassen sich die laufenden Kosten decken. Dies kann sich negativ auf die Qualität auswirken. So herrscht häufig ein hoher Zeitmangel und der Service lässt zu wünschen übrig. Das begehrte “Perfect Match” kommt mitunter gar nicht zustande. Dennoch lässt sich ein Vorteil für Unternehmen benennen: Das Erfolgshonorar ermöglicht es Unternehmen, zeitgleich mehrere Personalberatungen oder Headhunter zu beauftragen. Bezahlt werden diese schließlich ausnahmslos bei Abschluss eines Arbeitsvertrages. Es entstehen keinerlei Vorkosten. Ein Hinweis: Unternehmen sollten sich nur für das besagte Vergütungsmodell der Personalberatungen oder Headhunter entscheiden, wenn sie die Arbeitsweise der Agentur einschätzen können. Dies ist beispielsweise durch Empfehlungen durch andere Unternehmen gegeben.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten für das Recruiting?
Die Kosten für das Recruiting durch einen Headhunter oder eine Personalberatung bemessen sich in der Regel an Aspekten wie der Branche des Unternehmens als Auftraggeber, der Position, der Attraktivität der Stelle und dem Unternehmensstandort. Auch der zu erwartende Aufwand im Recruiting-Prozess kann die Kosten beeinflussen. Offene Arbeitsstellen kosten im Durchschnitt zwischen 15.000 und 100.000 Euro. In einigen Agenturen gilt ein Mindestjahresgehalt. So können Unternehmen die Serviceleistungen der Headhunter und Co. nur in Anspruch nehmen, wenn die zu besetzende Stelle mit einem bestimmten Lohn einhergeht.
Allgemeine Wirtschaftslage
In Zeiten des Fachkräftemangels suchen viele Unternehmen in unterschiedlichen Branchen händeringend nach Fachkräften. Wer vakante Stellen selbst nicht besetzen kann, wendet sich an Personalvermittler oder Headhunter. Eine hohe Nachfrage kann sich dabei auf das Honorar des Vermittlers auswirken. Dies gilt auch in Bezug auf die Wirtschaft einer bestimmten Region. Wirtschaftsaufschwünge führen dazu, dass mehr Personal benötigt wird. Die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften steigt und die Suche in Eigenregie kann sich als Herausforderung erweisen. Ein Personalvermittler oder Headhunter kann in Zeiten des Wirtschaftsaufschwungs mehr Geld für seine Vermittlungsdienste verlangen.
Die Branche
Fachkräfte fehlen bereits in der IT, im Baugewerbe, in der Pflege und zahlreichen weiteren Branchen. Die Besetzung von Vakanzen in Branchen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind, stellt auch Recruiter vor Herausforderungen. Personalvermittler und -berater planen eine aufwendige Suche nach Fachkräften ein. Der hohe Zeitaufwand und die Schwierigkeit der Besetzung können den Preis ebenfalls beeinflussen und hohe Kosten auslösen.
Spezialisierungsgrad der offenen Stelle
Als Faustregel gilt: Je mehr Verantwortung eine zu besetzende Stelle mit sich bringt, desto höher fällt das Honorar des Personalvermittlers aus. Denn die Suche nach geeigneten Kandidaten für Führungspositionen erfordert mehr Ressourcen, Know-how und Erfahrung als die einfache Besetzung von Stellen für herkömmliche Fachkräfte. Insbesondere, wenn sich die Stelle an Führungspersonen wie Geschäftsführer oder Manager richtet, hat das Unternehmen ein hohes Interesse daran, eine verantwortungsbewusste, erfahrene und qualifizierte Person ausfindig zu machen. Das Anforderungsprofil fällt umfangreich aus. Ein Personaldienstleister oder Headhunter muss mehr Zeit in die Suche des Kandidaten investieren. Die Suche erleichtert unter Umständen mehrere Tools, deren Verwendung sich ebenfalls im Preis widerspiegelt.
Die Eignungsdiagnostik gestaltet sich außerdem aufwendig und erfordert viel Zeit. Headhunter müssen hier eine besondere Kompetenz unter Beweis stellen, um den passenden Kandidaten für die Vakanzen ausfindig zu machen. Häufig setzen Unternehmen hier auf Personalvermittler oder Headhunter mit einer guten Reputation und viel Berufserfahrung. Die Headhunter-Kosten im Zuge der Vermittlung fallen hier zwar hoch aus. Doch ein optimales Ergebnis rechtfertigt die Preisgestaltung.
Nötige Einarbeitungszeit
Auf die Kosten wirkt sich zudem aus, wie viel Zeit die Einarbeitung in Anspruch nimmt. So schätzt der Personalvermittler ab, wie aufwendig der Auftrag ausfällt und berechnet die Kosten auf dieser Basis. Insbesondere Stellen, die lange unbesetzt sind und deren Vergabe viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt, lösen hier hohe Kosten aus. Für Unternehmen können sich diese Mehrkosten dennoch als gute Investition erweisen. Denn unbesetzte Stellen kosten ebenfalls Geld. Kann die Vakanz durch die Zusammenarbeit mit dem Personalvermittler besetzt werden, wird die bestehende Belegschaft entlastet, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und der neue Mitarbeiter trägt aktiv zum Unternehmenserfolg bei.
Art der Personalsuche
Manche Stellen können mit einem geringen Arbeitsaufwand besetzt werden. Andere Vakanzen dagegen erfordern Geschick und Geduld. Personalvermittler, die eine Führungsposition besetzen sollen, tragen eine höhere Verantwortung als Vermittler, die nach Fachkräften mit einer niedrigen oder mittleren Qualifikation Ausschau halten. Eine Fehlbesetzung kann für den Auftraggeber nämlich kostenintensive Konsequenzen bereithalten. Je wichtiger die Stelle für das Unternehmen ist, desto eher zeigt sich der Auftraggeber jedoch mit höheren Kosten für den Personalvermittler einverstanden. Eine erfolgreich besetzte Stelle birgt schließlich das Potenzial, dass der Kandidat über mehrere Jahre aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt.
FAQ
Wie viel Geld geben Unternehmen für Recruiting aus?
In Deutschland beläuft sich der Cost-per-Hire auf 4.700 Euro. Unternehmen investieren demnach viel Geld in Recruiting-Prozesse, um ihre Wettbewerbsfähigkeit auszubauen und sich gegen Mitbewerber durchzusetzen.
Kann jeder Personalvermittler werden?
Auf dem Markt bieten zahlreiche Personalberater ihre Dienste an, die zum Teil nicht über die notwendigen Qualifikationen verfügen. Unternehmen sollten deswegen auf Mitgliedschaften in Berufsverbänden achten. Diese bieten einen Hinweis auf die Seriosität und die Diskretion des Personalvermittlers. Auch ein persönliches Kennenlerngespräch per Telefon oder Video-Call kann dabei behilflich sein, die Qualifikationen des Gegenübers einzuschätzen.
Was verdient ein freiberuflicher Recruiter?
Freiberufliche Recruiter beziehen unterschiedlich hohe Honorare. Diese richten sich in der Regel nach der individuellen Reputation und der Berufserfahrung.
Das Fazit – Das kostet ein Personalvermittler
Zugegeben: Wer sich auf der Suche nach einem erfahrenen Personalvermittler befindet, schreckt unter Umständen vor einem hohen Honorar zurück. Doch auch in der Personalvermittlung gilt der Grundsatz: Qualität hat ihren Preis. Unternehmen, die Fachkräfte suchen, können auf Personalvermittler für Jobs mit niedrigen und mittleren Qualifikationen setzen. Diese berechnen zum Beispiel Pauschaltarife, prozentuale Tarife oder beziehen ein Erfolgshonorar. Einige Personalvermittlungen nutzen auch das Retainer-Fee-Modell, bei dem der Auftraggeber einen Teil der Kosten bei Auftragsbeginn zahlt. Headhunter, die auf Führungspersonen spezialisiert sind, lösen höhere Kosten aus als Personalvermittler. Auch sie bieten verschiedene Tarife an. Die Kosten für den Vermittler können zudem je nach wirtschaftlicher Lage, Branche, Aufwand und Anforderungsprofil der Vakanz variieren.
