Personalvermittlung Provision

Angesichts des Fachkräftemangels ist die Nachfrage nach Personalvermittlungen hoch. So können externe Personalvermittlungen Unternehmen eine wertvolle Unterstützung bieten, wenn Arbeitgeber mit der Rekrutierung neuen Personals an ihre Grenzen stoßen. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Personalvermittlung“, und wie gestaltet sich die Provision in diesem Bereich?

Was genau versteht man unter Personalvermittlung?

Personalvermittlung bezeichnet den Prozess, durch den Unternehmen geeignete Kandidaten für offene Stellen finden und so beispielsweise qualifizierte Arbeiter aus Polen einstellen können. Dabei übernimmt eine Personalvermittlungsagentur die Aufgabe, qualifizierte Bewerber mit den Anforderungen der Unternehmen in Einklang zu bringen. Die Rolle der Personalvermittlungsagentur umfasst verschiedene Aufgaben, darunter die Suche nach geeigneten Kandidaten, die Vorauswahl, das Führen von Bewerbungsgesprächen und die Unterstützung bei Vertragsverhandlungen. Durch ihre Fachkenntnisse und ihr Netzwerk können Personalvermittler Unternehmen dabei helfen, qualifiziertes Personal zu finden, ohne dass diese selbst aufwendige Rekrutierungsprozesse durchführen müssen. Nach der erfolgreichen Einstellung erhält die Personalvermittlung eine Provision.

Das Recruiting mithilfe einer Personalvermittlung sieht dabei folgendermaßen aus:

Auftragserteilung und Anforderungsprofil: Ein Unternehmen erteilt einer Personalvermittlung den Auftrag, eine bestimmte Position zu besetzen und legt hierfür ein detailliertes Anforderungsprofil für die gesuchte Stelle fest.
Kandidatensuche: Auf Basis dieses Profils sucht die Personalvermittlung nach geeigneten Kandidaten. Dazu nutzt sie ihre eigene Bewerberdatenbank, schaltet Stellenanzeigen, durchsucht soziale Netzwerke und spricht potenzielle Kandidaten aktiv an. Anschließend übermittelt die Vermittlung dem Auftraggeber eine Auswahl an Profilen, Lebensläufen oder Bewerbungsmappen von passenden Kandidaten.
Einstellung: Der Auftraggeber trifft die endgültige Auswahl und schließt den Arbeitsvertrag mit dem ausgewählten Kandidaten ab.

Unternehmen greifen in der Regel immer dann auf Personalvermittlungen oder Headhunter zurück, wenn sie selbst nicht in der Lage sind oder nicht die erforderlichen Ressourcen haben, die Personalsuche durchzuführen. Dies ist oft der Fall, wenn sie keine eigene Personalabteilung besitzen oder wenn es besonders schwierig ist, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Im Gegensatz zur Arbeitnehmerüberlassung, bei der Mitarbeiter nur temporär in einem Unternehmen eingesetzt werden, strebt die Personalvermittlung eine langfristige Anstellung der Kandidaten beim Kundenunternehmen an. Der Markt für Personalvermittlungen ist vielfältig und umfasst sowohl Einzelunternehmer als auch regionale Anbieter und große internationale Dienstleister mit tausenden Mitarbeitern. Rechtlich gesehen handelt es sich bei der Personalvermittlung um eine Maklertätigkeit, die durch das Maklerrecht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 652 ff. geregelt ist.

Wie hoch ist die Provision bei Personalvermittlung?

Die Kosten einer Personalvermittlung können stark variieren. Üblicherweise wird eine Provision vereinbart, die sich am Bruttogehalt der zu besetzenden Position orientiert. Durchschnittlich liegen diese Provisionen bei 25 bis 35 Prozent des Jahresgehalts, wobei diese bei einem spezialisierten Headhunter auch höher ausfallen können. Die Höhe der Provision kann dabei auch von der Schwierigkeit der Stellenbesetzung abhängen. Für Positionen, die schwer zu besetzen sind oder besondere Fachkenntnisse erfordern, können Personalvermittlungsagenturen höhere Provisionen verlangen.

In der Regel wird die Provision oder das Honorar für die Personalvermittlung jedoch erst fällig, wenn die Stelle erfolgreich besetzt wurde. Allerdings gibt es auch Modelle, bei denen 50 Prozent der Provision bei Auftragsvergabe gezahlt werden und der Rest bei erfolgreichem Abschluss. Dieses Vorgehen ist insbesondere bei Headhuntern und Personalberatern üblich, die nach Aufwand bezahlt werden und nicht erst nach erfolgreicher Vermittlung.

Darüber hinaus müssen Unternehmen hinsichtlich der Kosten für die Mitarbeitersuche – auch als Cost-per-Hire bezeichnet – sowohl interne als auch externe Ausgaben berücksichtigen. Alle Beteiligten des Recruiting-Prozesses müssen mit ihrem Arbeitsaufwand und einem entsprechenden Anteil ihres Gehalts berücksichtigt werden. Zu den internen Kostenfaktoren im Recruiting gehören unter anderem folgende:

Gehalt des Recruiters oder des Recruiting-Teams: Die Personalkosten für diejenigen, die direkt mit der Personalsuche beauftragt sind.
Kosten für das Employer Branding: Investitionen in die Außendarstellung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.
Aufwand für die Erstellung des Anforderungsprofils: Zeit und Ressourcen, die zur Erstellung und Verfeinerung des Stellenprofils benötigt werden.
Aufwendungen für Teambuilding-Aktivitäten: Maßnahmen, um die neuen Mitarbeiter gut ins Team zu integrieren.
Zeitaufwand für das Onboarding: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Weiterbildungen für die neuen Arbeitnehmer: Schulungen und Fortbildungen, um neue Mitarbeiter schnell auf das erforderliche Leistungsniveau zu bringen.

Die externen Kosten, die bei der Suche nach geeignetem Personal anfallen, umfassen:

Kosten für Auftritte auf Karriere- und Jobmessen: Teilnahmegebühren und eventuelle Standkosten.
Aufwand für das Schalten von Stellenanzeigen: Ausgaben für Anzeigen in Zeitungen, Fachzeitschriften und auf Jobplattformen.
Beiträge und Gebühren für Recruiting-Software: Kosten für spezialisierte Softwarelösungen zur Unterstützung des Recruiting-Prozesses.
Erstattung der Reisekosten für Bewerber: Ausgaben für die Anreise von Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen.

Wenn eine externe Personalvermittlung die Personalsuche übernimmt, werden all diese Aufwendungen in einer Gesamtkalkulation berücksichtigt. Daher ist es sinnvoll, die internen Kosten der eigenen Personalsuche den Kosten einer externen Vermittlungsprovision gegenüberzustellen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Übliche Provisionsmodelle in der Personalvermittlung

Prozentuales Honorar

Das prozentuale Honorar ist das gängigste Provisionsmodell in der Personalvermittlung. Hierbei wird die Provision als prozentualer Anteil des ersten Bruttojahresgehalts der zu besetzenden Position berechnet, einschließlich vereinbarter Prämien, Dienstfahrzeugen und Boni. Professionelle Anbieter verlangen in der Regel zwischen 25 und 35 Prozent des Bruttojahreszielgehalts. Allerdings variieren die Honorare je nach Position erheblich. So liegt die Provision bei qualifizierten Fachkräften meistens zwischen 15.000 und 25.000 Euro, während sie bei Führungskräften zwischen 30.000 und 70.000 Euro liegen können.

Einige spezialisierte Personalagenturen setzen Mindestgehälter für zu besetzende Positionen fest, beispielsweise ab 75.000 Euro Jahresgehalt. Zudem verlangen große Personalberatungen für Führungskräfte oft ein Mindesthonorar von 40.000 Euro oder mehr.

Faktoren, die die Höhe des prozentualen Tarifs beeinflussen:

Die Personalvermittlungsagentur: Unterscheiden sich die Agenturen hinsichtlich ihrer Spezialisierung? Bedienen sie alle Branchen oder konzentrieren sie sich auf ein bestimmtes Fachgebiet? Handelt es sich um einen allgemeinen Personalvermittler oder einen spezialisierten Headhunter?
Die vakante Stelle: Wie schwierig ist die zu besetzende Position? Handelt es sich um eine hochspezialisierte technische Stelle oder um eine allgemeinere Position?
Das Kandidaten-Profil: Welche Art von Position soll besetzt werden? Suchen Sie einen Berufseinsteiger oder eine Führungskraft im Top-Management?
Umfang des Recruitings und Anspruch der Stelle: Wie viele Kandidaten müssen akquiriert werden? Welche Expertise ist notwendig? Wie umfangreich ist die Vorselektion und Eignungsdiagnostik? Wird nur ein neuer Mitarbeiter gesucht oder ein ganzes Team?

Der Vorteil des prozentualen Modells liegt darin, dass die Kosten direkt vom „Wert“ des eingestellten Kandidaten abhängen. Verdient der Kandidat weniger als ursprünglich erwartet, fallen auch die Kosten für den Headhunter oder die Personalvermittlung entsprechend geringer aus. Zudem können Unternehmen Kandidaten mit verschiedenen Erfahrungshintergründen einstellen und zahlen nur für den tatsächlichen Marktwert. Ein Nachteil für den Auftraggeber ist jedoch die schwierige Budgetierung. Die endgültigen Kosten sind erst bekannt, wenn das finale Jahresgehalt des neuen Mitarbeiters festgelegt wurde. Vorher lassen sich die Kosten für die Personalberatung nur grob kalkulieren, was die Planung im Unternehmensbudget erschwert.

Pauschaler Tarif

Ein pauschaler Tarif ist eine alternative Form der Provisionsberechnung, bei der die Vermittlungsagentur eine feste Gebühr für ihre Dienstleistungen verlangt – unabhängig vom Gehalt des vermittelten Kandidaten. In diesem Festpreis sind sämtliche Aufwandskosten enthalten, sodass Unternehmen im Voraus genau wissen, welche Kosten auf sie zukommen, wenn die Einstellung erfolgreich abgeschlossen wird. Die Pauschalsumme orientiert sich meist am erwarteten Jahresgehalt des Kandidaten und einem entsprechenden prozentualen Honorar des Headhunters. Der Pauschaltarif bietet mehrere Vorteile:

Budgetplanung: Pauschale Kosten sind ideal für die Budgetplanung eines Unternehmens. Schon vor Vertragsabschluss wissen Arbeitgeber genau, welche Ausgaben anfallen werden. Dies ermöglicht eine präzise und informierte Entscheidungsfindung sowie die sichere Festlegung des Budgets für die Personalsuche.
Flexibilität bei Gehaltsanpassungen: Ein wesentlicher Vorteil des Pauschaltarifs ist, dass Unternehmen das Gehalt der vakanten Position erhöhen oder teurere Kandidaten einstellen können, ohne dass sich die Kosten für den Headhunter erhöhen. Bei einem prozentualen Vergütungsmodell würden die Kosten entsprechend steigen, wenn das Gehalt des Kandidaten angepasst wird.

Es gibt jedoch auch Nachteile bei pauschalen Kosten für Headhunter oder Personalvermittler:

Ungünstige Kostenstruktur: Wenn der neue Mitarbeiter weniger verdient als ursprünglich veranschlagt, könnte sich der Pauschaltarif als teurer erweisen als ein prozentuales Modell. In diesem Fall hätten Unternehmen möglicherweise mit einem prozentualen Honorarmodell Geld gespart.
Weniger Flexibilität: Ein Festtarif kann Unternehmen die Flexibilität nehmen, jemanden mit weniger Erfahrung einzustellen, als ursprünglich geplant. Selbst wenn sich ein Arbeitgeber für einen unerfahreneren Kandidaten entscheidet, muss er trotzdem den festgelegten Betrag für die Idealbesetzung zahlen.

Honorarvorschuss (Retainer Fee)

Bei einem Honorarvorschuss oder Retainer Fee verlangt die Personalvermittlungsagentur eine Vorauszahlung für ihre Dienstleistungen, noch bevor ein Kandidat erfolgreich vermittelt wurde. Diese Gebühr dient oft als Absicherung für die Agentur und zeigt das ernsthafte Interesse des Kundenunternehmens an der Zusammenarbeit. Das Retainer-Fee-Modell eignet sich daher besonders für hochwertige Personalvermittlungsagenturen oder Headhunter, die sich auf die Suche nach Spezialisten und Führungskräften konzentrieren. Dieses Modell gewährleistet, dass die Agentur gezielt Ressourcen für ein Projekt bereitstellt. Die Vorabzahlung kann dabei entweder im klassischen Drittel-Modell oder im 50/50-Modell erfolgen.

Das Drittel-Modell (3 Raten):

Beim Drittel-Modell werden die Kosten in drei gleichen Raten zu je 33 Prozent aufgeteilt:

Auftragsgebühr: Das erste Drittel wird nach Auftragserteilung als Vorauszahlung zur Deckung der anfänglichen Kosten gezahlt.
Shortlistgebühr: Das zweite Drittel wird nach der Präsentation einer Shortlist geeigneter Kandidaten fällig.
Abschlussgebühr: Das letzte Drittel wird gezahlt, sobald ein Kandidat erfolgreich eingestellt wurde.

Variante des Drittel-Modells (2 Raten):

Eine alternative Variante sieht zwei Raten vor:

Auftragsgebühr: Ein Drittel des Honorars wird zu Beginn der Zusammenarbeit gezahlt.
Abschlussgebühr: Die restlichen zwei Drittel werden bei erfolgreicher Vermittlung gezahlt.

Das 50/50-Modell.

Beim 50/50-Modell erfolgt die Bezahlung in zwei Hälften:

Auftragserteilung: Die erste Hälfte wird bei Auftragserteilung gezahlt.
Einstellung: Die zweite Hälfte wird nach erfolgreicher Einstellung eines qualifizierten Kandidaten fällig. Bei prozentualer Abrechnung wird die letzte Rate an das verhandelte Jahresgehalt angepasst.

Monatlicher Retainer:

Dieses Modell ähnelt einer Abrechnung nach Zeitaufwand. Der Auftraggeber zahlt hierbei eine pauschale Monatsgebühr, bis die Suche erfolgreich abgeschlossen oder beendet wird. Im Erfolgsfall wird dann eine Vermittlungsgebühr abzüglich der bereits gezahlten Raten fällig.

Vorteile des Retainer-Fee-Modells:

Teilfinanzierte Suche: Der Headhunter kann mehr Ressourcen, Tools und Kommunikationskanäle nutzen, um passende Kandidaten zu finden, als es bei einem rein erfolgsbasierten Modell möglich wäre. Bei fehlendem Erfolg muss der Headhunter nachweisen, dass alle notwendigen Mittel eingesetzt wurden.
Ratenzahlung: Auftraggeber müssen die Kosten nicht auf einmal begleichen, sondern können die Zahlungen über einen gewissen Zeitraum verteilen.

Nachteile des Retainer-Fee-Modells:

Vertrauensvorschuss: Auftraggeber müssen Vertrauen in den Headhunter haben, da dieser nur den Prozess garantieren kann, jedoch keine Ergebnispflicht hat. Es gibt keine Garantie, dass der Suchauftrag erfolgreich abgeschlossen wird – dies liegt in der Natur der Dienstleistung.
Vorabzahlungen: Bereits vor Beginn der Suche wechseln beträchtliche Summen den Besitzer. Daher ist es wichtig, dass der Personalberater vertrauenswürdig und seriös ist, sowie über eine gute Reputation und Spezialisierung verfügt.

Erfolgshonorar

Das Erfolgshonorar ist die Provision, die die Personalvermittlungsagentur nur dann erhält, wenn sie tatsächlich einen Kandidaten erfolgreich vermittelt. Anders ausgedrückt: Die Agentur wird nur bezahlt, wenn ihre Dienstleistung zum gewünschten Ergebnis führt. Dieses Modell motiviert die Agentur, sich intensiv um die Suche nach geeigneten Kandidaten zu bemühen und sicherzustellen, dass diese auch erfolgreich eingestellt werden. Wenn die Kosten prozentual berechnet werden, richtet sich der Betrag nach dem verhandelten Bruttojahresgehalt des neuen Mitarbeiters. Der genaue Zeitpunkt, wann ein Auftrag als erfolgreich abgeschlossen gilt, muss vertraglich festgelegt werden und kann folgende Kriterien umfassen:

Der Tag, an dem der Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterzeichnet wurde.
Der Tag des Arbeitsbeginns.
Der Tag, an dem die Probezeit erfolgreich abgeschlossen wurde.

Vorteile für den Auftraggeber:

Ein wesentlicher Vorteil dieses Modells ist, dass der Auftraggeber nur dann bezahlen muss, wenn tatsächlich ein geeigneter und qualifizierter Kandidat eingestellt wird. Das Risiko einer vergeblichen Investition wird dadurch minimiert.

Nachteile für den Auftraggeber:

Es gibt jedoch auch einige Nachteile. Da die Vergütung oft als prozentualer Anteil am Jahresgehalt des neuen Mitarbeiters berechnet wird, können die Gesamtkosten hoch ausfallen. Zudem neigen Agenturen, die auf Erfolgsbasis arbeiten, dazu, mehrere Aufträge gleichzeitig anzunehmen und dieselben Kandidaten mehreren Kunden anzubieten, um ihre laufenden Kosten zu decken. Dies kann die Qualität der Dienstleistung beeinträchtigen.

Vor- und Nachteile des Provisionsmodells

Vorteile für den Auftraggeber

Leistungsorientierte Bezahlung: Das Provisionsmodell belohnt den Erfolg der Personalvermittlungsagentur, da die Provision nur im Falle einer erfolgreichen Vermittlung fällig wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Agentur bestrebt ist, qualifizierte Kandidaten zu finden und einzustellen, um die Interessen des Arbeitgebers zu wahren.
Kostentransparenz: Durch die prozentuale Berechnung oder die Festlegung eines pauschalen Tarifs sind die Kosten für die Personalvermittlung klar definiert und vorab bekannt. Dies ermöglicht es Arbeitgebern, ihr Budget entsprechend zu planen und unerwartete Kosten zu vermeiden.
Entlastung des eigenen Personalwesens: Die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlungsagentur kann das interne Personalwesen entlasten, da die Agentur den gesamten Rekrutierungsprozess übernimmt. Das interne Team kann sich somit auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren, während die Agentur die Suche nach geeigneten Kandidaten durchführt.

Nachteile für den Auftraggeber

Höhere Kosten: Das Provisionsmodell kann für das Kundenunternehmen kostspielig sein – vor allem, wenn die Provisionen auf Basis eines prozentualen Anteils des Jahresgehalts berechnet werden. Dies kann dazu führen, dass die Gesamtkosten für die Personalvermittlung erheblich steigen – insbesondere bei der Einstellung von Führungskräften oder hochqualifizierten Fachkräften.
Möglicher Interessenkonflikt: Da die Provisionen für Personalvermittlungsagenturen stark leistungsorientiert sind, besteht die Möglichkeit eines Interessenkonflikts. Die Agentur könnte versucht sein, Kandidaten zu vermitteln, die möglicherweise nicht die besten für die Position sind, nur um die Provision zu verdienen. Dies könnte zu Qualitätskompromissen bei der Auswahl der Kandidaten führen.
Abhängigkeit von der Agentur: Kundenunternehmen, die sich für das Provisionsmodell entscheiden, sind in gewisser Weise von der Leistung und Effektivität der Personalvermittlungsagentur abhängig. Wenn die Agentur nicht in der Lage ist, qualifizierte Kandidaten zu liefern, kann dies zu Verzögerungen bei der Stellenbesetzung und anderen geschäftlichen Herausforderungen führen.

Vorteile für den Personalvermittler

Einkommenspotential: Das Provisionsmodell bietet Personalvermittlern ein attraktives Einkommenspotential, da sie bei erfolgreicher Vermittlung eines Kandidaten eine Provision erhalten. Je höher das Gehalt des vermittelten Kandidaten ist, desto höher ist auch die Provision für den Vermittler.
Leistungsanreiz: Die leistungsorientierte Natur des Provisionsmodells dient als Anreiz für Personalvermittler, sich intensiv um die Suche nach geeigneten Kandidaten zu bemühen und sicherzustellen, dass diese erfolgreich eingestellt werden. Dies kann zu einem höheren Engagement und einer besseren Leistung führen.
Flexibilität: Personalvermittler haben oft die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten und ihren eigenen Zeitplan zu gestalten. Dies ermöglicht es ihnen, ihre Arbeit an ihre individuellen Bedürfnisse und Lebensumstände anzupassen.

Nachteile für den Personalvermittler

Unsicherheit: Da das Einkommen eines Personalvermittlers stark von seiner Leistung abhängt, kann das Provisionsmodell eine gewisse Unsicherheit mit sich bringen. Wenn es schwierig ist, qualifizierte Kandidaten zu finden oder diese erfolgreich zu vermitteln, kann dies zu unregelmäßigem Einkommen und finanziellen Schwierigkeiten führen.
Konkurrenz: Der Markt für Personalvermittlung ist oft stark umkämpft, sodass Personalvermittler in ständiger Konkurrenz zueinander stehen. Dies kann den Druck erhöhen und es schwieriger machen, erfolgreich zu sein und Provisionen zu verdienen.
Abhängigkeit von Kunden: Personalvermittler sind in gewisser Weise von ihren Auftraggebern abhängig, da sie auf diese angewiesen sind, um Kandidaten zu vermitteln und Provisionen zu verdienen. Wenn die Nachfrage nach Personalvermittlungsdienstleistungen sinkt oder Kunden verloren gehen, kann dies die Einkommensmöglichkeiten der Vermittler beeinträchtigen. Zudem können auch die vorgegebenen Voraussetzungen für Fachkräfte aus dem Ausland die Suche einschränken oder erschweren.

FAQ

Was verdient ein selbstständiger Recruiter?

Ein selbstständiger Recruiter kann je nach Erfahrung, Spezialisierung und Erfolgsquote zwischen 30.000 und 100.000 Euro pro Jahr verdienen, wobei Top-Recruiter deutlich darüber liegen können.

Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung?

Bei der Personalvermittlung wird ein Kandidat fest und dauerhaft an ein Unternehmen vermittelt, während bei der Arbeitnehmerüberlassung der Mitarbeiter von einer Zeitarbeitsfirma angestellt bleibt und nur zeitweise an das Unternehmen ausgeliehen wird.

Verursacht Personalvermittlung Kosten für Bewerber?

Nein, die Kosten für die Personalvermittlung werden von den auftraggebenden Arbeitgebern getragen, sodass für Bewerber keine Gebühren oder Kosten für die Vermittlung entstehen.

Fazit

Die Personalvermittlung spielt nach wie vor eine große Rolle auf dem Arbeitsmarkt – insbesondere, da der Fachkräftemangel noch immer nicht überwunden wurde. Da zahlreiche Unternehmen also auf Headhunter und Personalvermittlungen angewiesen sind, ist es umso wichtiger, die Vor- und Nachteile der verschiedenen Provisionsmodelle zu verstehen, um die bestmögliche Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen zu gewährleisten.