Personalvermittlung – Vorteile / Nachteile

Die Personalvermittlung gewinnt in der heutigen Zeit zunehmend an Bedeutung. In vielen Betrieben und Arbeitsstätten herrscht zwar ein Fachkräftemangel. Auf der anderen Seite bleiben gerade deswegen kaum Zeit und Ressourcen, um die Arbeitnehmersuche intern durchzuführen. Eine Lösung: Das Einschalten von Personalvermittlern, die mit diesem Part vertraut sind und deswegen eine große Hilfe für Unternehmen jeder Branche darstellen können. In diesem Beitrag werden die Vor- und Nachteile einer externen Personalvermittlungsstelle näher beleuchtet.

Personalvermittlung – Definition

Der Begriff Personalvermittlung bedeutet, dass externe Unternehmen dafür engagiert werden, passende Arbeitnehmer für offene Stellen zu finden und mit Arbeitgebern zusammenzubringen. Die Personalvermittlung führt dazu im ersten Schritt ein sogenanntes Profiling durch, wobei versucht wird, die Anforderungen an künftige Mitarbeiter so genau wie möglich zu definieren. Dadurch können im nächsten Schritt besser geeignete Kandidaten und Kandidatinnen ausfindig gemacht werden. Personalvermittler verfügen in der Regel über ein großes Netzwerk aus internationalen Datenbanken, mit dem sie Personen finden können, die für ausgeschriebene Stellen infrage kommen. Daneben schalten sie aber auch optimierte Stellenanzeigen.

Personalvermittlung, Personalberatung, Arbeitnehmerüberlassung, Headhunter

Wer sich näher mit dem Thema Personalvermittlung befasst, wird früher oder später auch auf Begriffe wie Headhunter und Arbeitnehmerüberlassung stoßen. Diese unterscheiden sich in ihren Bedeutungen, werden aber dennoch häufig synonym angewandt, was damit zusammenhängt, dass es einige Überschneidungen gibt. Die Übergänge sind fließend. So kann eine Personalvermittlung durchaus im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung tätig werden und dazu noch Headhunter beschäftigen. Um das zu verstehen, sollte man sich die einzelnen Bezeichnungen näher ansehen.

Die Personalvermittlung arbeitet im Normalfall auf Erfolgsbasis. Das bedeutet, dass sie Bewerber, die derzeit beschäftigungslos sind, für bestimmte Stellenanzeigen sucht. Hin und wieder schreiben Unternehmen Stellen für höhere Positionen aus. Um diese besetzen zu können, muss ein Bewerber häufig spezifische Fachkenntnisse mitbringen und dazu in der Lage sein, Personalverantwortung zu übernehmen. Um die Suche nach dafür passenden Personen zu erleichtern, werden oft Personalberater und Headhunter eingesetzt. In diesem Zusammenhang fällt mitunter die Bemerkung, dass Headhunter Mitarbeiter in anderen Unternehmen abzuwerben versuchen. Das ist jedoch nicht grundsätzlich der Fall. Der Begriff Headhunting bezeichnet vielmehr die direkte Ansprache von Bewerbern durch einen Personalberater. Wenn dabei Menschen für besonders hohe Positionen (zum Beispiel Manager) gesucht werden, spricht man auch von Executive Searching.

Beim Thema Bezahlung gibt es zwischen Personalberatern und der Personalvermittlung ebenfalls ein paar Unterschiede. In der Regel veranschlagen Personalberater bereits ein Honorar, welches nicht davon abhängig ist, ob deren Bemühungen zu einem Erfolg für die Arbeitgeber führt. Mit Arbeitnehmerüberlassung ist schließlich der befristete Einsatz von Mitarbeitern in einem bestimmten Unternehmen gemeint. Die Dauer einer solchen Beschäftigung kann sich beispielsweise auf ein Projekt reduzieren. Dabei besteht das Arbeitsverhältnis des oder der Angestellten weiterhin mit dem ausleihenden Unternehmen. Deswegen kann man sich die Arbeitnehmerüberlassung als „Personalvermittlung auf Zeit“ vorstellen.

Personalvermittlung – auch für Bewerber sinnvoll

Auch, wenn es auf den ersten Blick vielleicht so klingen mag: Personalvermittlungen sind nicht ausschließlich für Unternehmen, sondern ebenso für arbeitssuchende Personen sinnvoll. Damit lässt sich ein aufwendiger Bewerbungsprozess beispielsweise verkürzen. Eine gute Personalvermittlungsstelle ist breit aufgestellt. Sie vermittelt nicht nur Jobs in hohen Positionen, sondern bietet auch Berufseinsteigern und Absolventen eine Chance für den Start in die Karriere.

Nicht selten sind Personalvermittlungen auf eine oder mehrere bestimmte Branchen spezialisiert, zum Beispiel auf Berufe in der Produktion. In ihren Datenbanken befinden sich somit auch Unternehmen, auf die man selbst als Arbeitssuchender nicht gekommen wäre. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie die Anforderungen, die an einen Bewerber gestellt werden, genau kennen. So sind sie in der Lage, mit ihren Klienten gemeinsam Anschreiben und Lebenslauf zu optimieren. Dadurch steigen die Chancen auf den gewünschten Job.

Wissen sollte man, dass es teilweise starke Unterschiede in der Beratungsleistung von Personalvermittlungen gibt. Aus diesem Grund empfehlen wir sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen, sich die Dienstleister zuvor gut anzusehen. Während sich manche Vermittler darauf beschränken, den Unternehmen ausschließlich eine Auswahl an geeigneten Kandidaten vorzustellen, bringen sich andere aktiv in den Bewerbungsprozess ein. Das heißt, dass sie auch Bewerbungsgespräche übernehmen oder sogar Assessment Center veranstalten.

Personalvermittlung: Vor- und Nachteile

Auch wenn man grundsätzlich sagen kann, dass das Einschalten einer Personalvermittlung sinnvoll ist, sollten sich Bewerber und Unternehmen im Vorfeld kritisch damit auseinandersetzen. Neben vielen Vorteilen gibt es auch den einen oder anderen Nachteil, je nachdem, welche Leistung man sich von der Personalvermittlung wünscht.

Vorteile für den Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer hat das Hinzuziehen einer Personalvermittlung einige Vorteile. Dazu gehören:

• Zeit sparen: Als Arbeitnehmer muss man zunächst nicht mehr tun, als der Personalvermittlung alle für den Bewerbungsprozess relevanten Daten zu übermitteln. Danach passiert einiges von allein, denn die Mitarbeiter der Personalvermittlung werden stellvertretend mit Unternehmen korrespondieren.
• Arbeit auf Erfolgsbasis: Nur dann, wenn eine erfolgreiche Vermittlung stattfindet, verdient die Personalvermittlung an einem Auftrag. Das bedeutet wiederum, dass ein hoher Anreiz darauf besteht, dass Arbeitnehmer vermittelt werden.
• von Vernetzung profitieren: Im Normalfall sind Personalvermittlungen über mehrere Branchen hinweg vernetzt, was auch zwingend erforderlich ist, um Bewerber und Unternehmen zusammenbringen zu können. Von dieser Vernetzung kann man als Arbeitnehmer profitieren, weil sie ganz neue Wege eröffnet. Vor allem große Personalvermittlungen verfügen landesweit über mehrere Standorte. So ist es möglich, regionale Schwerpunkte zu setzen und das gewünschte Arbeitsumfeld zu präferieren.
• Profiling und Matching: Wenn die Personalvermittlung mit der Mitarbeiterbeschaffung beauftragt wird, führt sie zunächst ein genaues Profiling der ausgeschriebenen Stelle durch. Als Arbeitnehmer gelangt man nur dann in den Kandidatenpool, wenn das eigene Profil mit den aufgestellten Anforderungen zusammenpasst. Dies kennt man auch unter dem Begriff „Matching“. Für Bewerber hat dies den Vorteil, dass sie davon ausgehen können, ausschließlich für Stellen vorgeschlagen zu werden, die hervorragend mit ihren Fähigkeiten und Interessen zusammenpassen.
• durch Insiderwissen punkten: Eine Personalvermittlung verfügt über Insiderwissen. Das bedeutet, dass sie den Stellenpool bestimmter Branchen genau kennt. Dadurch ergeben sich schnell Kontakte, die man unter anderen Umständen nie gefunden hätte.

Nachteile für den Arbeitnehmer

Auch wenn es nicht viele offensichtliche Schwachstellen gibt, sollte man sich die möglichen Nachteile für Arbeitnehmer ebenfalls ansehen:

• kein Einfluss bei Auswahlverfahren: Ob man als Bewerber für eine bestimmte Stelle vorgeschlagen wird, kann man in der Regel nicht beeinflussen. Unternehmen, die über eine Personalvermittlung nach passenden Kandidaten suchen, stellen häufig hohe und strenge Anforderungen an deren Profile. Dies wiederum bedeutet, dass man für einige Stellen gar nicht erst vorgeschlagen wird, auch wenn es im eigenen Profil nur wenige Differenzen gibt. Zudem wird die Einschätzung der eigenen Kompetenzen und Fähigkeiten durch die Mitarbeiter der Personalvermittlung vorgenommen. Dabei kann es im schlechtesten Fall zu einer falschen Beurteilung kommen.
• als Lockvogel eingesetzt werden: Dass Personalvermittler erfolgsbasiert arbeiten, hat zwar einerseits viele Vorteile, kann sich andererseits aber auch negativ auswirken, beispielsweise, wenn man als Bewerber als „Lockvogel“ eingesetzt wird. Das bedeutet, dass die Personalvermittlung einen bestimmten Kandidaten nur deswegen vorschlägt, weil sie gleichzeitig eine andere Person auf die Stelle bekommen möchte. Unter diesen Umständen erhält der Lockvogel höchstwahrscheinlich eine Absage.

Wann lohnen sich Personalvermittler für Unternehmen?

In vielen Fällen lohnen sich Personalvermittler auch für Unternehmen. Besteht zum Beispiel der Umstand, dass Mitarbeiter in wichtigen Positionen für lange Zeit ausfallen und ein schneller Ersatz gefunden werden muss, können Personalvermittlungen rasch Abhilfe schaffen. Das Gleiche gilt auch für die Mitarbeitersuche für ein zeitlich befristetes Projekt. In solchen oder ähnlichen Situationen kann es für Arbeitgeber schnell stressig werden, wenn sie versuchen, die Stelle(n) allein zu besetzen. Häufig fehlt es an Mitarbeitern in der Personalabteilung und an der für diesen Zweck so hilfreichen Vernetzung. Sollen unbefristete Festanstellungen oder hoch qualifizierte Stellen besetzt werden, kommen häufig Headhunter zum Einsatz. Allerdings können sich dafür geeignete Kandidaten auch in den Datenbanken der Personalvermittler befinden.

Ein weiterer Vorteil liegt auf der Einsparung von Zeit und Kosten. Schreibt ein Unternehmen eine Stelle aus, muss es damit rechnen, dass sich darauf auch Personen bewerben, die nicht über alle gewünschten Kompetenzen und Fähigkeiten verfügen. Bis man das jedoch herausgefunden hat, vergeht für die Sichtung eingegangener Unterlagen Zeit. Diese fehlt wiederum fürs Kerngeschäft des Unternehmens. Überlassen Firmen das Recruiting einer erfahrenen Personalvermittlung, können sie sich mehr auf ihre täglichen Routineaufgaben konzentrieren. Zum Schluss erhalten die Personaler ausschließlich Bewerbungen von zuvor ausgewählten und höchstwahrscheinlich passenden Bewerbern. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich darunter ein geeigneter Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin befindet, ist entsprechend hoch.

Private Personalvermittlung: rechtliche Grundlagen

Während es sich bei der „Agentur für Arbeit“ um eine staatliche Institution handelt, üben die meisten Personalvermittler ihre Tätigkeit im privaten Rahmen aus. Sie kommen dabei einer Maklertätigkeit nach und werden genauer als „Vermittlungsmakler“ bezeichnet. Ihre Behandlung bezieht sich somit auf das Maklerrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 652 ff. BGB). Im Vordergrund steht dabei die Förderung eines späteren Vertragsabschlusses zwischen Unternehmen und Bewerber.

Es gehört zu den Pflichten eines privaten Personalvermittlers, notwendige Nachforschungen zu betreiben und alle nötigen Unterlagen zu beschaffen. Er hat dabei vollkommen neutral gegenüber beiden Parteien zu sein. Mitunter kann das zu Schwierigkeiten führen, wenn beispielsweise ein Vertragsabschluss schnell erwirkt werden soll, ohne dass den jeweiligen Parteien dabei Alternativen vorenthalten werden dürfen.

Wie ist der Ablauf bei der Suche nach Mitarbeitern?

Wie Personalarbeiter die Zusammenarbeit mit suchenden Unternehmen und Privatpersonen handhaben, kann sehr unterschiedlich sein. Dennoch ist davon auszugehen, dass die folgenden Schritte stets eine Rolle spielen:

1. Erstellung des Anforderungsprofils: Im ersten Schritt findet eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalberatung und dem Unternehmen statt. Es geht zuerst darum, ein sogenanntes Anforderungsprofil für die Stelle zu entwickeln, die besetzt werden soll. Gleichzeitig muss eine Definition darüber erstellt werden, aus der hervorgeht, in welchem Berufsbild das Unternehmen arbeitet und wie das Kandidatenprofil im Detail aussehen muss.
2. Recruiting: In der zweiten Phase kümmert sich die Personalberatung um das Ausschreiben der betreffenden Stelle. Gleichzeitig können Headhunter eingesetzt werden, um potenziell geeignete Kandidaten für eine Stelle gezielt anzusprechen. Heute ist die Recruiting-Phase weitestgehend digitalisiert, was bedeutet, dass auch Social Media in den Prozess einbezogen wird. Das hat besonders beim Active Sourcing viele entscheidende Vorteile, da so ein sehr großes Netzwerk an potenziellen Kandidaten erschlossen werden kann. Auf diese Weise ist es auch möglich, Stellenanzeigen international zu schalten.
3. Kandidatenprüfung durch Personalvermittlung: Gehen Bewerbungen bei der Personalvermittlung ein, werden diese zunächst von den Mitarbeitern professionell überprüft. Dafür führen diese unter anderem sogenannte Eignungsdiagnosen durch, was besonders bei der Besetzung von Führungspositionen eine große Bedeutung hat. Wer mit einer Personalvermittlungsstelle zusammenarbeitet, kann davon ausgehen, dass diese ihre Arbeit gewissenhaft erledigt – schließlich könnte auch sie sonst einen Ruf verlieren.
4. Bewerberprüfung durch Unternehmen: Ist die Recruiting-Phase abgeschlossen, stellt die Personalvermittlung dem Unternehmen eine Auswahl geprüfter Bewerber vor. Nun ist es Aufgabe des Unternehmens, unter ihnen den passenden Kandidaten oder die passende Kandidatin auszuwählen.

Wie finde ich einen guten Personalberater?

Häufig sind Personalberater auf eine bestimmte Branche beziehungsweise ein bestimmtes Berufsbild spezialisiert. Nur so können die Anforderungen an Kandidaten und die Bedürfnisse von Unternehmen exakt umgesetzt werden. In jeder Branche gibt es dafür typische Begriffe und Aufgaben. Mit diesen müssen sich die Personalberater auskennen, um ihrer Arbeit erfolgreich nachgehen zu können. Somit gibt es heute für fast jede Berufsgruppe einen spezialisierten Personalberater. Unternehmen können diese ausfindig machen, indem sie Beratungsbörsen im Netz durchsehen oder gezielt nach Empfehlungen anderer Unternehmen fragen. Darüber hinaus werden in Fachzeitschriften regelmäßig Ranglisten mit den besten Personaldienstleistern vorgestellt.

Die beachtliche Anzahl der Personalberatungsstellen (in 2020 waren es laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater ca. 15.000 in Deutschland), macht es Unternehmen nicht leicht, eine geeignete für sich zu finden. Wir zeigen auf, was eine gute Personalberatung ausmacht:

• Professionalität: Die Zusammenarbeit mit den Kunden – egal ob Unternehmen oder Arbeitssuchende – sollte stets im professionellen Rahmen stattfinden. Das bedeutet auch, dass es konkrete Ansprechpartner gibt, sodass die Kontaktaufnahme reibungslos verläuft. Zudem sollte Transparenz, insbesondere in der Recruiting-Phase herrschen.
• fachliches Know-how: Gute Personalberater sind häufig vom Fach, also mit der Branche und deren Anforderungen an Bewerber bekannt.
• umfassendes Netzwerk: Damit Personalberater geeignete Kandidaten und Kandidatinnen für ein Unternehmen finden können, sollten sie gut vernetzt sein. Auch als Arbeitsuchender kann man von den zahlreichen Kontakten der Berater profitieren.

Wie hoch sind die Kosten für Personalberater?

Nicht nur die Arbeitsweise, auch die entstehenden Kosten für eine Personalvermittlung können stark variieren. Um die Kosten zu berechnen, spielen vor allem das Gehalt der ausgeschriebenen Stelle, die Unternehmensgröße und die Höhe des Aufwands, mit dem ein geeigneter Bewerber gefunden werden kann, eine Rolle. Hinzu kommt, dass Personalvermittlungen unter Einbezug verschiedener Honorarmodelle arbeiten. Am häufigsten genutzt werden Pauschalhonorare sowie prozentbasierte Tarife.

FAQ

Personalvermittler spielen für Unternehmen und Arbeitssuchende eine große Rolle. Doch wie gut wird ihre Leistung allgemeinhin eingeschätzt und was macht eine gute Personalvermittlung aus? In den Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema bringen wir diese und andere Informationen auf den Punkt.

Wie gut sind Personalvermittler?

Bei den Berufsbezeichnungen Personalvermittler und Personalberater handelt es sich nicht um geschützte Begriffe. Deswegen kann die Qualität ihrer Arbeit mitunter stark variieren. Entscheidend ist, dass man sich die Personalberatung zunächst gut anschaut, bevor man sich zu einer Zusammenarbeit entschließt.

Was macht eine gute Personalvermittlung aus?

Gute Personalvermittlungen arbeiten professionell und gehen auf die Wünsche ihrer Kunden ein. Des Weiteren verfügen sie über das nötige Know-how, um geeignete Bewerber beziehungsweise Unternehmen in der betreffenden Branche zu finden. Ebenfalls entscheidend ist die Größe des Netzwerks der Personalvermittlung.

Wie viel Provision bekommt ein Personalvermittler?

Personalvermittler erhalten von Arbeitgebern im Normalfall eine erfolgsabhängige Provision. Diese errechnet sich anhand des ersten Jahresgehalts des neuen Mitarbeitenden, wobei 20 bis 30 Prozent davon üblich sind. Kommt es hingegen zu keinem Arbeitsvertrag, erhält die Personalvermittlung nichts.

Was ist der Unterschied zwischen Personalberatung und Personalvermittlung?

Personalvermittlungen vermitteln passende Arbeitnehmer an Unternehmen. Das bedeutet, sie unterstützen das Recruiting der jeweiligen HR-Abteilung oder übernehmen es sogar ganz. Personalberatungen unterstützen die HR-Abteilungen in Unternehmen hingegen in allen Bereichen. Dabei übernehmen sie eine beratende oder aktiv agierende Funktion.

Fazit

Personalvermittlungen spielen in unserer heutigen Arbeitswelt eine zunehmend größere Rolle. Unternehmen und Firmen fehlt es häufig an Zeit und Ressourcen, um sich selbst mit aufwendigen Bewerbungsprozessen zu befassen. Eine gute Personalvermittlung oder -beratung übernimmt wichtige Aufgaben der HR-Abteilung von Unternehmen. Sie kümmert sich um das Recruiting und findet so schnell passende Kandidaten für ein Unternehmen. Letztlich entscheidet dieses, wer die ausgeschriebene Stelle bekommt.

Professionelle Personalvermittlungen sind auf eine bestimmte Branche spezialisiert und verfügen über ein großes Netzwerk. Von diesem profitieren aber nicht nur Unternehmen, sondern auch Arbeitssuchende, die auf eine Personalvermittlung setzen, um eine ansprechende und passende Stelle zu finden.