Kilometerpauschale 2025: Was sich für Arbeitnehmende und Selbstständige ändert

Die tägliche Fahrt zur Arbeit, Kundentermine oder Fortbildungen können ganz schön ins Geld gehen. Umso wichtiger ist es, die geltenden Regelungen zur Kilometerpauschale zu kennen – insbesondere, wenn sich wie 2025 neue Werte ergeben. Ob mit dem Auto, dem Motorrad oder sogar mit dem Fahrrad: Die Kilometerpauschale bietet die Möglichkeit, Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Dieser Artikel erklärt, wie die Kilometerpauschale 2025 funktioniert, wer sie nutzen kann, welche Beträge absetzbar sind – und worauf es bei der Steuererklärung zu achten gilt.

Was ist die Kilometerpauschale und wer kann sie nutzen?

Die Kilometerpauschale, oft auch als Entfernungspauschale bezeichnet, ist eine steuerliche Pauschale, mit der Arbeitnehmende ihre Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten absetzen können. Auch Selbstständige können sie im Rahmen der Betriebsausgaben nutzen.

Dabei ist es egal, welches Verkehrsmittel verwendet wird – ob Pkw, Motorrad, Roller, Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel. Entscheidend ist allein die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Pro Arbeitstag und Entfernungskilometer dürfen 0,30 Euro angesetzt werden. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale seit 2022 auf 0,38 Euro.

Welche Regelung gilt 2025?

Im Jahr 2025 bleibt die gesetzliche Regelung zunächst unverändert bestehen. Die Pauschalen sind weiterhin wie folgt gestaffelt:

Diese Regelung basiert auf dem Einkommensteuergesetz (§ 9 EStG) und ist eine Form der steuerlichen Entlastung für Pendler. Wichtig: Die Kilometerpauschale bezieht sich nicht auf die tatsächlich gefahrenen Kilometer, sondern auf die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Für welche Fahrten gilt die Pauschale – und für welche nicht?

Die Kilometerpauschale gilt ausschließlich für den Arbeitsweg – also für Fahrten zwischen dem Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte. Dienstreisen, Kundenbesuche oder Auswärtstätigkeiten fallen nicht unter die Entfernungspauschale. Sie werden stattdessen über die Reisekostenabrechnung geltend gemacht.

Auch private Fahrten, etwa zum Einkaufen, Arzt oder in den Urlaub, können nicht steuerlich abgesetzt werden. Für Selbstständige gilt: Fahrten zu Kunden, Projektstandorten oder Geschäftsterminen zählen als betrieblich bedingte Reisekosten und müssen gesondert dokumentiert werden.

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?

Die Berechnung erfolgt anhand der Arbeitstage und der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsort – nicht der tatsächlich gefahrenen Kilometer. Es zählen nur die Tage, an denen die Arbeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde. Die Anzahl der Arbeitstage kann bei einer Fünf-Tage-Woche mit rund 230 Tagen pro Jahr angesetzt werden – unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit oder Homeoffice entsprechend weniger.

Beispielrechnung:

Ein Angestellter pendelt an 210 Tagen im Jahr 22 Kilometer zur Arbeit:

• 20 km × 0,30 € = 6,00 €
• 2 km × 0,38 € = 0,76 €
• Summe pro Tag: 6,76 €
• Jahresbetrag: 6,76 € × 210 Tage = 1.419,60 €

Dieser Betrag wird in der Steuererklärung als Werbungskosten in der Anlage N eingetragen.

Welche Fahrzeuge und Verkehrsmittel werden berücksichtigt?

Die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Das bedeutet: Sie gilt gleichermaßen für Auto, Motorrad, Moped, Fahrrad oder auch bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel – selbst wenn zu Fuß gegangen wird.

Wer allerdings einen privaten Pkw nutzt und gleichzeitig Dienstreisen unternimmt, kann für diese Fahrten ein gesondertes Kilometergeld geltend machen. Hier beträgt der ansetzbare Satz für Dienstreisen in der Regel 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer – also Hin- und Rückweg.

Was ist der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Kilometergeld?

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es Unterschiede:

• Die Kilometerpauschale betrifft den Weg zur Arbeit und wird pauschal nach Entfernung abgerechnet.
• Das Kilometergeld (z. B. bei Dienstreisen) bezieht sich auf tatsächlich gefahrene Kilometer und wird häufig im Rahmen der Reisekosten erstattet – entweder durch den Arbeitgeber oder über die Einkommensteuererklärung.

Welche Rolle spielt die Steuererklärung?

Die Kilometerpauschale 2025 wird in der Anlage N der Einkommensteuererklärung angegeben. Sie reduziert das zu versteuernde Einkommen und senkt somit die Steuerlast. Für die erste Tätigkeitsstätte können maximal 4.500 Euro jährlich als Werbungskosten angesetzt werden – es sei denn, ein eigenes Fahrzeug wird genutzt. In diesem Fall ist auch ein höherer Betrag möglich.

Wichtig: Die Entfernungspauschale wird unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Fahrtkosten gewährt. Das bedeutet: Auch wer nur 0,20 Euro pro Kilometer zahlt (etwa durch Fahrgemeinschaften), kann trotzdem 0,30 Euro oder 0,38 Euro steuerlich geltend machen.

Wann wird die Kilometerpauschale erhöht?

Die Erhöhung ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Euro wurde ursprünglich als Teil des Klimapakets der Bundesregierung eingeführt. Ziel war es, insbesondere Pendlerinnen und Pendler im ländlichen Raum zu entlasten. Die Regelung gilt zunächst bis Ende 2026 – ob es danach Änderungen geben wird, bleibt offen.

Zudem diskutieren verschiedene Verbände und Steuerexperten seit Jahren über eine Anpassung der Pauschalen an die tatsächlichen Mobilitätskosten, insbesondere bei steigenden Kraftstoffpreisen.

Welche Besonderheiten gelten für Selbstständige und Unternehmen?

Selbstständige können Fahrtkosten entweder pauschal (bei Fahrten zur regelmäßigen Betriebsstätte) oder per Kilometersatz abrechnen. Dafür ist ein Fahrtenbuch erforderlich. Die pauschalen 0,30 Euro pro Kilometer gelten auch hier für die Ermittlung der Betriebsausgaben.

Unternehmen wiederum können Dienstreisen der Mitarbeitenden per Kilometergeld erstatten und dabei pauschale Werte nutzen, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Je nach Unternehmensgröße ist die Reisekostenabrechnung oft digitalisiert oder über Buchhaltungssoftware automatisiert.

Fünf Tipps zur optimalen Nutzung der Kilometerpauschale

Wer die steuerlichen Vorteile der Entfernungspauschale voll ausschöpfen möchte, sollte ein paar Details beachten. Die folgenden Tipps helfen dabei, das Maximum aus der Kilometerpauschale herauszuholen:

1. Arbeitsweg präzise berechnen:
   Nur der kürzeste Weg zählt – es sei denn, eine andere Strecke ist objektiv schneller. Diese kann dann nachgewiesen und angesetzt werden.
2. Wechselnde Arbeitsorte dokumentieren:
   Wer an verschiedenen Einsatzorten tätig ist, sollte genau festhalten, wann er wo gearbeitet hat – etwa bei Montageeinsätzen oder Projektarbeit.
3. Fahrgemeinschaften clever berücksichtigen:
   Auch Mitfahrer können die Pauschale nutzen – unabhängig davon, ob sie selbst gefahren sind. Wichtig ist nur die regelmäßige Nutzung der Strecke.
4. Homeoffice-Tage korrekt abziehen:
   An Tagen ohne Fahrt zur Arbeitsstätte darf keine Pauschale geltend gemacht werden. Deshalb sollten Homeoffice-Tage klar dokumentiert sein.
5. Jahresarbeitszeit realistisch schätzen:
   Statt pauschal mit 230 Tagen zu rechnen, lohnt sich eine ehrliche Einschätzung. Das reduziert Rückfragen durch das Finanzamt und erhöht die Glaubwürdigkeit.

Fazit: Kilometerpauschale 2025 clever nutzen

Die Kilometerpauschale 2025 bleibt ein wichtiges Instrument, um Pendlerinnen und Pendler steuerlich zu entlasten – besonders in Zeiten hoher Mobilitätskosten. Wer seinen Arbeitsweg regelmäßig zurücklegt, kann mit der richtigen Berechnung der Pauschale Hunderte Euro jährlich sparen. Dabei ist es entscheidend, Entfernung, Arbeitstage und Verkehrsmittel korrekt zu erfassen.

Die Möglichkeit zur steuerlichen Geltendmachung besteht für Angestellte und Selbstständige gleichermaßen – mit leicht abweichenden Spielregeln. Wer die Pauschale geschickt nutzt, profitiert nicht nur bei der Steuer, sondern schafft auch Klarheit in der eigenen Mobilitätsbilanz.